Presque tous ceux qui travaillent utilisent le courrier électronique, mais il peut facilement nous submerger. Certains d'entre nous reçoivent beaucoup plus d'e-mails que nous ne pouvons en traiter efficacement. Pouvoir répondre à un e-mail rapidement et correctement peut nous aider à gagner du temps et à avoir l'air plus professionnel. Noter:
Toutes ces étapes et suggestions ne fonctionnent pas dans tous les services de messagerie, mais elles fonctionnent toutes dans Gmail.
Pas
Étape 1. Comprendre la raison pour laquelle les gens utilisent le courrier électronique
Le courrier électronique sert à communiquer entre les personnes; c'est pour envoyer du texte et des informations visuelles d'une personne à une autre / beaucoup d'autres. Ce n'est pas pour:
- Stockage d'informations; il est préférable d'enregistrer les informations sous forme de document sur votre ordinateur ou dans le cloud
- Vous rappeler ce qui doit être fait; utilisez plutôt une liste de tâches ou un calendrier pour cela
Étape 2. Utilisez des étiquettes ou des dossiers pour garder les e-mails organisés et hors de votre boîte de réception
- Utilisez une étiquette de « suivi » ou de « réponse » pour les choses que vous devez faire. Vous devez ensuite les ajouter à votre agenda ou à votre liste de choses à faire.
- Utilisez « en attente de réponse » lorsque vous attendez quelqu'un d'autre
- Utilisez « urgent » pour les choses qui doivent être faites le plus tôt possible
Étape 3. Enregistrez les informations utiles, puis archivez l'e-mail
- Téléchargez les pièces jointes et enregistrez les fichiers au bon endroit
- Ensuite, si vous ne répondez pas à l'e-mail, archivez-le
Étape 4. Archivez les e-mails avec lesquels vous avez terminé
Ne craignez pas l'archivage; Il déplace essentiellement l'e-mail de votre boîte de réception vers une boîte « sans nom » (techniquement, il supprime l'étiquette « boîte de réception »)
- Ce n'est pas parti - c'est à ça que sert la suppression
- Il est toujours possible de rechercher et de trouver
Étape 5. Supprimez les e-mails erronés, puis désabonnez-vous de leur source
Cela gardera votre boîte de réception exempte d'e-mails inutiles et indésirables.
- Supprimez les e-mails que vous n'étiez pas censés recevoir en premier lieu
- Ceux-ci ne pourront plus être recherchés ou trouvés après avoir été dans la « corbeille » pendant un certain temps
- Si vous ne souhaitez plus recevoir ce type d'e-mail, assurez-vous de vous désabonner en recherchant les informations de « désabonnement » au bas de l'e-mail.
- Si vous ne pouvez pas vous en désinscrire, attribuez l'e-mail comme spam
Étape 6. Utilisez des étoiles pour les e-mails spéciaux et très importants ou urgents
Utilisez les étoiles avec parcimonie, car avoir trop d'e-mails suivis sera aussi inutile que pas d'e-mails suivis.
Des astuces
- Gardez toujours à l'esprit le but de l'e-mail et essayez de ne plus l'utiliser pour quoi que ce soit d'autre.
- Utilisez le courrier électronique dans le cadre de votre « flux de productivité », ainsi qu'une liste de tâches, un calendrier ou un agenda et tout autre outil que vous jugez utile.
