De nombreuses personnes - en particulier les personnes handicapées - utilisent des logiciels et des appareils spéciaux, notamment des lecteurs d'écran, pour accéder aux ordinateurs et au matériel de lecture. Que vous écriviez à des fins professionnelles ou académiques, il est judicieux de vous assurer que vos documents Word sont accessibles à ce public. Il existe des principes de conception simples et des étapes à suivre pour rédiger des documents Word pour s'assurer que tout le monde peut y accéder.
Remarque: Bien que les captures d'écran et les menus spécifiques décrits ci-dessous proviennent de Microsoft Word, les principes généraux s'appliquent à la création de documents Word accessibles avec n'importe quel logiciel de traitement de texte.
Pas
Étape 1. Utilisez les titres et les styles de document pour créer une structure navigable
Étant donné que le logiciel de lecture d'écran (y compris les options logicielles achetées pour les ordinateurs Windows, ainsi que la fonction VoiceOver d'Apple) lit à haute voix tout ce qui est visible à l'écran, l'utilisation de Styles est utile car elle donne une structure à votre document. Le logiciel de lecture d'écran utilisera l'audio pour indiquer aux utilisateurs si une section particulière du texte est un titre, un en-tête, un sous-titre ou un texte normal/corps. Cela permet aux utilisateurs de donner un sens logique au document et de passer à certains titres et sujets. Cependant, pour que le logiciel puisse le faire, l'auteur du document doit faire ces distinctions clairement ! Sinon, l'ensemble du document sera lu comme un gros morceau de corps de texte « Normal ».
- Utilisez au moins les principales options de style: Titre, Titre (avec niveaux numérotés) et Normal.
- Assurez-vous d'identifier vos titres dans le bon ordre. Cela aide à créer un système facile à comprendre pour quelqu'un qui navigue dans votre texte. Par exemple, vous pouvez attribuer à votre titre de papier le Titre style, utilisez le Titre 1 style pour vos titres de section principale, utilisez Titre 2 pour vos en-têtes de sous-sections, et ainsi de suite.
- Assurez-vous de ne pas sauter les niveaux de titre. Imbriquer vos titres pour que leurs numéros de style correspondent à leur hiérarchie (c'est-à-dire ne pas passer de 1 à 3 ou utiliser 3 pour votre titre principal et 1 pour vos sous-titres; assurez-vous que 1 est le plus gros titre, puis 2, puis 3, etc..).
- N'oubliez pas que vous pouvez personnaliser l'apparence de vos styles sans affecter l'accessibilité. N'hésitez pas à changer les polices, les tailles et les couleurs. Assurez-vous simplement que chaque titre ou morceau de texte est « étiqueté » avec la bonne étiquette de style afin que les lecteurs d'écran puissent l'identifier.
- Pour les documents plus longs, envisagez d'utiliser la fonction Table des matières intégrée de Word. Cela utilise automatiquement vos en-têtes pour créer une table des matières liée qui peut faciliter la navigation dans votre document pour tous les lecteurs.
Étape 2. Utilisez le texte alt=""Image".</h4" />
Les personnes malvoyantes, qu'elles soient aveugles ou malvoyantes, peuvent être perdantes si vous utilisez beaucoup d'images, de graphiques, de formes, de photographies ou de cliparts dans vos documents. Cela ne signifie pas que vous devez ignorer ces fonctionnalités - il vous suffit d'ajouter un texte ou des légendes alternatifs (ou "alt") pour expliquer ce qu'ils sont. Le logiciel de lecture d'écran lira le texte ou les légendes alt=""Image" à haute voix pour s'assurer que les utilisateurs malvoyants ne le manquent pas.
-
Pour ajouter du texte alt=""Image", commencez par faire un clic droit sur votre image. Aller à <strong" />Formater l'image puis Texte alternatif.
Écrivez une description simple mais complète de l'image ou d'une autre caractéristique visuelle dans la zone de titre et/ou de description (selon sa longueur) et cliquez sur OK.
Étape 3. Assurez-vous que les tables sont accessibles
Les tableaux sont parfaits pour organiser les données et les informations, mais lorsqu'ils sont lus par un lecteur d'écran, ils peuvent prêter à confusion. Garder ces principes à l'esprit peut les rendre plus accessibles:
- Utilisez des en-têtes de colonnes clairs et désignés. Tout comme vous utilisez des titres de style dans votre texte, utilisez des en-têtes de colonne pour rendre vos tableaux cohérents et faciles à parcourir. Assurez-vous que sous Options de tableaux, vous sélectionnez Ligne d'en-tête afin que les lecteurs d'écran identifient la ligne du haut comme en-tête de colonne.
- Faites des tableaux aussi simples et logiques que possible. Si possible, évitez d'avoir fusionné ou fractionné des cellules uniquement dans certaines colonnes ou lignes, car cela pourrait prêter à confusion lorsque le contenu est lu à haute voix. Tenez-vous en à un format standard et uniformément disposé.
- Essayez de faire en sorte que vos tableaux se lisent logiquement de gauche à droite et de haut en bas (si vous travaillez en anglais). Pour avoir une meilleure idée de la façon dont un lecteur d'écran naviguera dans votre tableau, utilisez la touche de tabulation de votre clavier pour vérifier l'ordre dans lequel le curseur parcourt vos colonnes et vos lignes.
- L'utilisation du texte alt=""Image" pour les tableaux, ainsi que les images et les graphiques, peut également aider.</li" />
Étape 4. Utilisez un texte de lien hypertexte significatif
Si vous copiez et collez simplement une longue URL dans votre document, le lecteur d'écran essaiera de lire chaque lettre, ce qui peut être pénible. Une meilleure approche consiste à utiliser un texte de lien hypertexte significatif.
- Lorsque vous souhaitez ajouter un lien hypertexte, faites un clic droit sur la ligne où vous voulez le lien et sélectionnez pour Lien hypertexte (ou allez à Insérer puis Lien hypertexte).
- Copiez ou tapez l'URL dans l'adresse ou lié à zone de texte.
-
Incluez une description simple mais significative sous affichage ou texte à afficher.
C'est l'écriture qui sera réellement visible dans votre document, et une fois cliqué, elle amènera le lecteur au site Web de l'URL.
Étape 5. Évitez d'utiliser des espaces ou des lignes vides pour créer un formatage ou un espace
Si vous avez tendance à appuyer encore et encore sur "Tab" ou "Entrée" pour créer le formatage que vous souhaitez, essayez de vous débarrasser de cette habitude. Entendre un tas d'espaces blancs (identifiés par un lecteur d'écran comme « vide ») peut être ennuyeux et peut donner aux utilisateurs handicapés l'impression que le document est terminé.
- Utilisez plutôt la mise en forme du document. Fiez-vous aux retraits, à l'espacement des lignes et aux styles pour créer l'effet que vous souhaitez.
-
Pour créer un espace supplémentaire après les lignes sans appuyer sur Entrée, faites un clic droit et accédez à Paragraphe.
Sous Espacement, ajustez les options avant, après et interligne comme vous le souhaitez pour obtenir la mise en page souhaitée.
-
Une façon de vérifier à quoi pourrait « ressembler » votre document pour un lecteur d'écran est de sélectionner l'option de afficher tous les caractères non imprimables afin que vous puissiez voir le symbole de paragraphe qui apparaît chaque fois que vous appuyez sur la touche Entrée et le point qui apparaît chaque fois que vous appuyez sur la barre d'espace. Idéalement, ceux-ci ne devraient apparaître que lorsque vous arrêtez vraiment un ancien mot ou un ancien paragraphe et en commencez un nouveau. Ils ne devraient pas être là lorsque vous voulez juste créer de l'espace supplémentaire.
Créer des documents Word accessibles Étape 6 Étape 6. Évitez les objets flottants
Lorsque vous ajoutez des images, des graphiques ou d'autres objets, faites attention à l'habillage de votre texte. Si vous utilisez des objets flottants, le logiciel de lecture d'écran peut les ignorer complètement ou lire leur texte alt=""Image" dans le mauvais ordre.
Utilisez plutôt les options d'habillage de texte « haut et bas » ou « en ligne avec le texte »
Étape 7. Assurez-vous de fournir des alternatives pour le contenu audio
Si vous avez des clips audio ou des vidéos qui peuvent être inaccessibles aux personnes sourdes, essayez de fournir des sous-titres ou des transcriptions pour vous assurer qu'ils peuvent également accéder à ce contenu.
Créer des documents Word accessibles Étape 8 Étape 8. Rédigez et concevez en pensant à toutes sortes d'utilisateurs, en fonction de votre public
Certains utilisateurs peuvent avoir des troubles cognitifs et bénéficier d'un langage clair. Certains peuvent souffrir de daltonisme ou d'autres déficiences visuelles qui rendent difficile la séparation du texte à faible contraste de l'arrière-plan. Certains utilisateurs qui s'appuient sur des lecteurs d'écran devront écouter chaque partie de votre document, parfois encore et encore. Si vous avez du contenu inutile, essayez de le supprimer. Soyez minutieux avec votre contenu, mais si possible, restez simple dans votre approche.
- Gardez les titres courts, surtout s'ils apparaissent souvent.
- Si vous utilisez de la couleur, évitez de superposer des couleurs très similaires. Le contraste rend le texte plus facile à lire pour tout le monde, en particulier pour les malvoyants.
- Ne vous fiez pas uniquement au codage couleur. Pour les utilisateurs qui ne perçoivent pas les couleurs ou qui utilisent des lecteurs d'écran, assurez-vous que les informations sont transmises de plusieurs manières, pas seulement par la couleur du texte. Par exemple, évitez une longue liste d'éléments où le texte en rouge signifie une chose et en bleu une autre.
Vidéo - En utilisant ce service, certaines informations peuvent être partagées avec YouTube
Des astuces
- Gardez votre public à l'esprit. Vous n'aurez peut-être pas besoin de suivre chacune de ces étapes pour créer un document qui convient à votre public, mais l'application de ces principes de base peut aider à garantir que votre document sera accessible à un plus large éventail de personnes.
- Si l'accessibilité est importante pour un projet donné, demandez à une personne handicapée ou connaissant les lecteurs d'écran et autres technologies d'assistance de « tester » votre document et de vous faire part de ses commentaires.
