Le courrier électronique est désormais l'une des formes de communication les plus couramment utilisées, avec les messages texte, les appels téléphoniques et les applications de messagerie instantanée. La correspondance par courrier électronique est si courante que de nombreuses personnes ont oublié comment en créer un correctement. Un e-mail bien composé reflète le professionnalisme et la sincérité du message qu'il véhicule, il est donc absolument nécessaire que l'on sache comment formater un e-mail.
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Étape 1. Composez le sujet de votre e-mail
La ligne d'objet d'un message électronique sert de bref résumé de l'objet du message. Votre ligne d'objet doit être simple et concise afin de donner au destinataire une idée du sujet de votre e-mail en quelques mots simples.
- Par exemple, si vous écrivez à quelqu'un au sujet d'une affaire, ne compliquez pas la ligne d'objet avec trop de détails comme « J'aime la voiture que vous conduisez. J'adore sa couleur bleue et les roues sont magnifiques.
- Indiquez clairement votre motif directement sur la ligne d'objet. Par exemple: « Acheteur intéressé par votre berline bleue. »
Étape 2. Incluez les salutations appropriées
Ne commencez pas instantanément l'e-mail avec ce que vous devez dire. Incluez des salutations courantes comme « Salutations » ou « Bonne journée ». Vous ne voudriez pas qu'une personne au hasard monte et vous parle immédiatement sans même vous saluer, n'est-ce pas ? C'est pareil pour les mails.
Pour rendre votre message d'accueil plus personnel, incluez le nom de famille de votre destinataire dans votre salutation
Étape 3. Écrivez le corps de votre message
Selon le type de message que vous écrivez et à qui vous l'envoyez, vous pouvez l'écrire comme vous le souhaitez.
- Si vous écrivez à quelqu'un de proche, vous pouvez personnaliser votre e-mail; mais si vous écrivez une lettre commerciale, vous devez garder l'e-mail aussi professionnel que possible.
- Vous devez également garder à l'esprit le format de votre message. N'utilisez pas de styles, de tailles et de formats de police difficiles à lire et évitez d'utiliser des majuscules. Les lettres majuscules, dans le monde numérique, ressemblent à des cris.
Étape 4. Incluez une remarque de clôture
Ne vous contentez pas de terminer votre e-mail là où votre message se termine. Écrivez des remarques de clôture telles que « Sincèrement », « Meilleures salutations » ou tout ce que vous pensez qui ira le mieux avec l'e-mail que vous rédigez.
Les remarques de clôture devraient certainement aller bien avec votre e-mail. Pourquoi? Parce que si vous écrivez un message commercial, vous ne voudriez pas écrire « Lovingly yours » comme remarques finales de votre lettre; ce serait inapproprié
Étape 5. Ajoutez une signature
Bien que votre adresse e-mail inclue déjà votre nom sur chaque e-mail que vous envoyez, il est toujours recommandé d'inclure une signature avec chaque message que vous composez. Les signatures peuvent être simplement du texte brut ou, si vous voulez être créatif, des images (comme des logos, des marques, etc.).
Utilisez l'option Signature de n'importe quelle application de messagerie Web ou de client de messagerie dont vous disposez pour créer votre propre signature
Des astuces
- En plus du formatage des e-mails, vous devez également utiliser des adresses e-mail correctement nommées. Envoyer un message à votre ami d'enfance en utilisant "[email protected]" est correct, mais ce n'est pas une si bonne idée lorsque vous envoyez des e-mails professionnels à votre patron.
- Utilisez des étiquettes Internet appropriées lors de la création d'e-mails. N'envoyez pas de courriers indésirables ou de messages à des contacts inconnus.
- Vérifiez toujours votre message électronique avant de l'envoyer pour éviter d'envoyer plusieurs messages à un seul destinataire. Vos messages peuvent être marqués comme SPAM si vous le faites.
