Des enregistrements en double peuvent apparaître si plusieurs personnes saisissent des données dans une base de données sans suffisamment de protections. La fusion de plusieurs bases de données peut également entraîner des doublons. Access fournit un outil de requête pour trouver les doublons dans votre base de données. Vous pouvez ensuite les supprimer ou les fusionner, rendant votre base de données plus facile à lire et plus efficace.
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Étape 1. Sachez ce qui rend les données « dupliquées »
Les données en double ne signifient pas que tous les champs sont identiques. Par exemple, un client qui a été entré deux fois dans la base de données peut avoir deux identifiants différents et des orthographes potentiellement différentes. En revanche, si le nom est commun, il peut s'agir de deux clients différents. Vous devrez comparer les données disponibles et vérifier soigneusement chaque résultat pour déterminer ce qui est en double et ce qui ne l'est pas.
Étape 2. Sauvegardez votre base de données
Il est recommandé de créer une nouvelle sauvegarde avant d'apporter des modifications importantes. De cette façon, vous pouvez restaurer la base de données si vous supprimez accidentellement les mauvaises entrées.
- Cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez "Enregistrer sous" ou "Enregistrer et publier".
- Cliquez sur "Sauvegarder la base de données" dans la section Avancé. Suivez les invites pour sauvegarder votre base de données.
Étape 3. Informez les autres utilisateurs que vous êtes sur le point d'apporter des modifications
Afin d'éviter les conflits de données, essayez de vous assurer qu'aucun autre utilisateur n'ajoutera de données à la base de données. Ce n'est pas obligatoire, mais peut vous éviter des maux de tête plus tard si les choses tournent mal.
Réglez votre base de données en mode exclusif si vous le pouvez. Cela empêchera toute modification apportée par d'autres utilisateurs. Cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez "Options", puis sélectionnez "Paramètres client". Dans la section "Mode d'ouverture par défaut", sélectionnez "Exclusif". Si peu de personnes utilisent la base de données, vous n'avez généralement pas à vous en soucier
Étape 4. Ouvrez l'assistant de requête
L'outil de requête peut trouver des entrées qui contiennent du contenu en double. Le processus de démarrage de l'assistant varie en fonction de la version d'Access que vous utilisez:
- 2013/2010 - Cliquez sur l'onglet "Créer" puis sur "Assistant de requête".
- 2007 - Cliquez sur l'onglet "Insérer" ou "Créer" et sélectionnez "Assistant de requête".
- 2003 - Ouvrez la fenêtre Base de données et sélectionnez l'onglet "Requêtes". Cliquez sur le bouton "Nouveau".
Étape 5. Sélectionnez l'"Assistant de requête de recherche de doublons"
Cette requête compare les champs pour trouver les entrées en double.
Étape 6. Choisissez la table que vous souhaitez rechercher
Toutes les tables de votre base de données seront répertoriées. Sélectionnez la table pour laquelle vous souhaitez rechercher les doublons.
Pour la plupart des vérifications de doublons, vous souhaiterez conserver la vue "Tables" sélectionnée
Étape 7. Sélectionnez les champs qui, selon vous, contiennent des doublons
Sélectionnez tous les champs que vous souhaitez comparer pour les données en double. Incluez suffisamment de champs pour porter un jugement. Les doublons ne sont renvoyés que si les champs correspondent caractère pour caractère. Vous pouvez utiliser des expressions pour rechercher des correspondances partielles.
- Évitez d'utiliser des champs généraux. Évitez d'utiliser des champs comme la date ou le lieu pour réduire l'encombrement lors de la comparaison des entrées.
- Sans suffisamment de champs pour faire une distinction entre les enregistrements, ou avec des champs trop généraux, vous obtiendrez beaucoup de résultats en double.
Étape 8. Sélectionnez des champs supplémentaires à afficher
Un ou deux champs supplémentaires peuvent vous aider à décider si les données sont réellement en double. Par exemple, un champ ID de commande vous aidera à déterminer si le même nom est deux entrées distinctes. Incluez au moins un champ pour aider à faire cette distinction et éviter la perte accidentelle de données.
Étape 9. Créez la requête
Vous serez invité à donner un nom à la requête. Cliquez sur "Terminer" pour voir les résultats.
Étape 10. Examinez attentivement vos résultats
Tous les doublons potentiels basés sur vos critères seront affichés. Parcourez chacun des résultats et utilisez les connaissances que vous avez sur votre entreprise pour décider si l'entrée est un doublon. Assurez-vous absolument qu'un enregistrement est un doublon avant de le supprimer.
Si vous n'arrivez pas à vous décider, recréez la requête avec un champ supplémentaire pour vous aider à prendre votre décision
Étape 11. Supprimez les enregistrements en double
Faites un clic droit sur la colonne de gauche et sélectionnez "Supprimer l'enregistrement" pour supprimer un doublon. Vous pouvez sélectionner plusieurs enregistrements pour les supprimer tous à la fois.
- Vous souhaiterez peut-être fusionner certaines données de l'un des enregistrements en double dans l'enregistrement que vous prévoyez de conserver.
- Assurez-vous de ne pas supprimer tous les enregistrements qui apparaissent sur la liste des résultats en double, ou vous n'aurez plus d'enregistrement d'origine.
