Un employeur peut vouloir procéder à un examen du rapport de véhicule à moteur avant de décider d'embaucher ou non un employé potentiel, surtout si le demandeur conduira dans le cadre de son travail. Chaque État a des réglementations différentes concernant l'obtention de ces rapports auprès des demandeurs, mais dans la plupart des cas, vous pourrez obtenir le rapport dont vous avez besoin. Vous devrez vérifier auprès du département des véhicules à moteur de votre état pour des détails spécifiques. Alternativement, vous pouvez obtenir un rapport national du Registre national des conducteurs (NDR). Ce rapport NDR vérifiera la capacité de votre demandeur à conduire dans n'importe quel état du pays.
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Méthode 1 sur 2: Demander un rapport de véhicule à moteur auprès du DMV de l'État
Étape 1. Assurez-vous que vous êtes autorisé à demander le rapport
Chaque État a son propre ensemble de lois et de règlements qui contrôlent qui peut voir le rapport de véhicule à moteur d'un conducteur. Le conducteur lui-même peut bien entendu demander le rapport. Par conséquent, en tant qu'employeur ou employeur potentiel, vous pourriez exiger que les employés ou les employés potentiels obtiennent leurs propres rapports et vous les présentent ensuite. Alternativement, vous devrez vérifier auprès du département des véhicules à moteur de votre état pour savoir si vous êtes autorisé.
- Par exemple, en Oklahoma, seules certaines catégories de demandes peuvent être autorisées par quelqu'un d'autre que le conducteur lui-même. Il s'agit notamment des compagnies d'assurance, des enquêteurs privés agréés ou des employeurs si l'employé utilise un permis de conduire commercial (CDL) dans le cadre de son travail.
- Le Michigan, en revanche, a une liste plus longue de personnes qui peuvent demander le rapport de véhicule à moteur d'une autre personne. La liste se compose de treize catégories différentes et permet aux employeurs de vérifier les rapports de leurs employés. Cependant, cette allocation sert uniquement à vérifier la fraude et non à prendre des décisions en matière d'emploi.
- Le Commonwealth du Kentucky autorisera une demande d'enregistrement par quiconque à quelque fin que ce soit, à condition que vous puissiez démontrer que vous avez l'autorisation de la personne dont vous demandez le rapport.
Étape 2. Collectez les informations d'identification
Que vous postuliez sur papier ou en ligne, vous aurez besoin des mêmes informations de base de la part de votre futur employé. Chaque État est différent, mais la plupart des États demandent les mêmes informations de base afin de fournir un rapport d'enregistrement de véhicule à moteur. Dans le cadre de votre processus d'embauche, vous devez demander les informations suivantes à votre candidat:
- nom (nom légal et tout alias)
- adresse
- sexe
- date de naissance
- la taille
- poids
- Numéro de permis de conduire
- numéro de plaque d'immatriculation
- VIN de la voiture
- numéro de sécurité sociale, ou les quatre derniers chiffres (cela dépendra des exigences de votre état)
- Une autorisation signée pour vous permettre d'effectuer une recherche dans un dossier de véhicule à moteur. Pour ce faire, vous pouvez inclure une déclaration telle que « J'autorise _ à demander un rapport sur les dossiers de véhicules à moteur en mon nom », puis demander à l'employé potentiel de signer.
Étape 3. Obtenez un formulaire de demande auprès du département des véhicules à moteur de votre état
La plupart des États exigeront des employeurs qu'ils soumettent des demandes par écrit. Vous pouvez généralement obtenir une copie du formulaire de demande en ligne ou auprès des bureaux de permis de conduire de votre état.
Par exemple, la Géorgie utilise un formulaire « Request for Motor Vehicle Report MVR) », qui est disponible en ligne à l'adresse https://dds.georgia.gov/sites/dds.georgia.gov/files/related_files/document/dds-18. pdf. Vous pouvez également obtenir une copie papier du formulaire en visitant n'importe quel centre de service client de permis de conduire d'État
Étape 4. Postulez en ligne, si disponible
Certains États autoriseront une vérification immédiate des véhicules à moteur en ligne. Cependant, dans de nombreux États, l'application en ligne n'est disponible que pour le conducteur individuel. Un employeur ou un employeur potentiel qui fait la demande devra généralement soumettre une demande par écrit.
L'état de l'Arizona, par exemple, dispose d'un service en ligne pour consulter immédiatement le rapport. Cependant, dans le cadre du processus de candidature, vous devez cocher une case qui certifie que « Je suis la personne mentionnée ci-dessus ». Cela suggère que ce service est disponible uniquement pour le conducteur seul ou avec l'autorisation du conducteur
Étape 5. Soyez prêt à payer des frais
Les États facturent une gamme de frais pour les rapports sur les véhicules à moteur. Ces frais peuvent être aussi bas que quelques dollars ou peuvent aller de 25 $ à 50 $. Le coût peut varier d'un État à l'autre ou peut également dépendre de si vous souhaitez obtenir un rapport non officiel ou une copie certifiée conforme, ce qui est susceptible de coûter plus cher.
- Si vous demandez le rapport en ligne, vous aurez besoin d'une carte de crédit disponible au moment de faire la demande.
- Au Kentucky, par exemple, vous ne pouvez demander des rapports que par courrier. Les frais sont de 3 $, qui doivent être payés par chèque ou mandat-poste.
- La Caroline du Nord autorise les demandes en ligne, moyennant des frais à payer par carte de crédit. Les frais pour un rapport non officiel sont de 10 $, tandis que les frais pour un rapport officiel certifié sont de 14 $.
Méthode 2 sur 2: Demander un rapport du registre national des conducteurs
Étape 1. Décidez si vous souhaitez effectuer un contrôle national
Le registre national des conducteurs (NDR) contient des informations sur les conducteurs à l'échelle nationale, gérées par la National Highway Transportation Safety Administration. Si vous exploitez une entreprise qui emploiera des chauffeurs à travers les frontières de l'État (camionnage et livraison par exemple), vous souhaiterez peut-être vérifier le dossier d'un chauffeur de cette manière, plutôt que d'un seul État.
Le rapport NDR n'inclut pas tous les détails sur l'historique d'un conducteur. Il vous dira si un conducteur a vu son permis suspendu, révoqué ou refusé pour un motif valable, quel que soit l'état. Cela peut vous aider dans le cas d'un conducteur dont le permis a été suspendu dans un État, mais il vous présente un permis d'un autre État
Étape 2. Développez votre propre formulaire de demande écrite
Le NDR n'a pas de formulaire de demande spécifique. Le NDR exige des demandes par écrit, sous la forme d'une lettre. Si vous devez effectuer plusieurs demandes, vous devez élaborer votre propre lettre type, que vous pourrez utiliser à plusieurs reprises. Le formulaire doit indiquer votre nom, votre adresse et le motif de la demande. Vous devez indiquer que vous demandez un rapport du système de pointeur de problème de conducteur (PDPS) pour un employé potentiel, et il doit inclure les détails suivants sur le conducteur en question:
- nom légal complet
- adresse
- adresse e-mail
- État et numéro de permis de conduire
- numéro de sécurité sociale
- sexe
- la taille
- poids
- couleur des yeux
Étape 3. Finalisez la lettre de demande
Terminez par une déclaration d'autorisation. Cela devrait être une déclaration à l'effet de « J'autorise cette demande de mon dossier de conduite ». Ensuite, il devrait y avoir un espace pour que le demandeur signe la lettre. Vous devrez obtenir la signature du demandeur notariée. Le NDR n'acceptera que les demandes avec des signatures notariées. Si vous n'avez pas de notaire disponible dans votre bureau, vous devrez vous arranger pour visiter un notaire chaque fois que vous souhaitez effectuer un tel examen.
Étape 4. Soumettez la demande et attendez votre rapport
Envoyez la demande notariée à National Driver Register, 1200 New Jersey Avenue, S. E., NVS-422, Washington, DC 20590. Cette demande est gratuite. Le NDR dit qu'ils tenteront de répondre à toutes les demandes dans les 15 jours. Cependant, ils notent que les demandes sont traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi, ils ne garantissent donc pas le calendrier.
Étape 5. Envoyez votre candidat au DMV local comme alternative
Au lieu de demander le rapport PDPS par courrier, les employeurs d'opérateurs de véhicules à moteur et de transports en commun peuvent demander aux candidats de se rendre au DMV local. L'employé doit demander une vérification PDPS de son dossier, puis vous retourner ce rapport.
Étape 6. Interpréter les résultats du rapport national
Le rapport NDR n'inclut pas tous les détails de l'historique d'un conducteur. Le rapport NDR présentera l'une des quatre réponses suivantes concernant le conducteur:
- Aucune concordance. Cela signifie que la personne n'a pas de dossier dans le système PDPS. Dans la plupart des cas, il s'agit d'un résultat positif, ce qui devrait signifier que le conducteur a un permis valide. Cependant, si les informations d'identification étaient incorrectes ou si le demandeur a changé son identification à tout moment, vous pourriez obtenir une réponse « Pas de correspondance ».
- Licence (LIC). Cette réponse signifie que le conducteur a un permis valide dans l'état indiqué et qu'il est autorisé à conduire. Cependant, si LIC apparaît sur le rapport, cela signifie que le permis de conduire a été à un moment suspendu ou révoqué et a été rétabli. Un rapport de LIC n'est pas aussi positif qu'une réponse « No Match ».
- Éligible (ELG). Cette réponse indique que le privilège du conducteur de conduire ou de demander un permis dans l'état indiqué est valide.
- Non éligible (NELG). Cette réponse signifie que le privilège du conducteur de conduire dans l'état noté est invalide.
