Que vous soyez un jeune qui n'a jamais entendu parler d'un fax auparavant, ou que vous ayez fait le tour du pâté de maisons mais que vous venez d'oublier, vous aurez probablement besoin de savoir comment envoyer un fax à un moment donné. Gardez à l'esprit qu'il existe un certain nombre de variations entre les télécopieurs, vous devriez donc consulter le manuel ou les instructions de votre appareil personnel si vous les avez sous la main. L'utilisation de la plupart des machines nécessite l'insertion d'une lettre d'accompagnement, la composition du numéro de fax et l'envoi de votre fax en cours de route.
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Méthode 1 sur 2: Avant d'envoyer le fax
Étape 1. Créez la lettre de motivation
Les télécopieurs sont souvent partagés par des bureaux ou plusieurs personnes au sein d'un même bureau. Étant donné que n'importe qui peut voir un fax envoyé à un télécopieur, c'est une bonne idée d'inclure une lettre d'accompagnement. Cela garantira que votre fax arrive à la bonne personne.
La lettre d'accompagnement comprend des informations telles que le nom du destinataire, le contenu du fax et le nombre de pages qu'il comprend. Il doit également inclure les informations de l'expéditeur, telles que le nom et le numéro de fax, afin que le destinataire sache de qui il provient et puisse répondre si nécessaire
Étape 2. Composez le numéro de télécopie
Ensuite, vous devrez composer le numéro de fax, de la même manière que vous le feriez avec un téléphone. Sur la plupart des nouveaux télécopieurs, l'indicatif régional n'aura pas besoin d'être composé pour un numéro local, mais il est toujours nécessaire pour les numéros longue distance. Certains télécopieurs nécessitent l'indicatif régional quel que soit l'emplacement. Vérifiez ou posez des questions sur votre machine.
- L'indicatif du pays (le numéro 1 pour les téléphones et les numéros de fax aux États-Unis) devra aussi parfois être composé avant les numéros locaux, mais uniquement lorsque l'indicatif régional est également requis. Le code du pays est presque toujours nécessaire pour composer des numéros longue distance.
- Vous devrez aussi souvent composer le 9 avant de composer des numéros interurbains. Vérifiez les spécifications ou renseignez-vous sur votre télécopieur individuel.
- Assurez-vous que le numéro que vous utilisez est le numéro de fax et non le numéro de téléphone de la personne que vous essayez de joindre. Souvent, les numéros seront répertoriés les uns à côté des autres sur des cartes de visite et il est facile de mal les lire ou de regarder le mauvais numéro.
Étape 3. Déterminez la méthode d'alimentation
Lorsque vous placez les documents à faxer dans la machine, vous devez les placer dans le sens approprié. Le papier sera numérisé, donc si le papier est dans le mauvais sens, seul le verso sera numérisé et le fax que vous envoyez sera vierge. Assurez-vous que les papiers sont orientés du côté droit vers le haut avant d'envoyer la télécopie.
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Différents télécopieurs alimentent de différentes manières. Heureusement, tous les télécopieurs sont étiquetés avec la direction appropriée pour placer les papiers. Quelque part près de la zone où vous alimentez le papier, recherchez le symbole d'une feuille de papier avec un coin replié. Vous verrez sur ce symbole qu'un côté de la feuille a des lignes et l'autre côté est vide.
- Si le coin replié comporte des lignes, cela signifie que les feuilles doivent être introduites dans le télécopieur avec la face vierge tournée vers vous.
- Si le coin plié est vierge, cela signifie que vous devez alimenter la machine avec le recto du papier face à vous.
Étape 4. Faxez le bon matériel
Les télécopieurs fonctionnent mieux avec du papier de format standard. L'envoi de tout élément dans un format non standard peut ne pas fonctionner ou provoquer un bourrage ou endommager votre télécopieur. Si vous devez envoyer quelque chose d'une taille non standard, comme une copie du reçu, vous voudrez d'abord faire une photocopie de l'article et faxer la photocopie à la place.
Le papier de format le plus courant pour les télécopieurs, comme pour les imprimantes, est le papier à en-tête A4 ou américain
Méthode 2 sur 2: Envoi du fax
Étape 1. Utilisez votre télécopieur pour envoyer la télécopie
Une fois que vous avez fait tout ce qui est indiqué ci-dessus, vous êtes prêt à envoyer votre fax. Une fois le papier correctement inséré et le numéro composé, vous êtes prêt à appuyer sur envoyer. Ce bouton sera généralement grand et bien étiqueté. C'est ça! Vous avez envoyé votre fax !
Vous remarquerez qu'après avoir appuyé sur envoyer, la machine émettra une série de bips et de ronronnements. C'est normal. Ces sons sont la façon dont les télécopieurs communiquent entre eux. Lorsqu'un fax est passé avec succès, vous entendrez généralement un long bip clair après quelques minutes. Lorsqu'un fax rencontre un problème et ne passe pas, vous l'entendrez généralement faire une horrible sorte de mort-vive. Si vous entendez ce son horrible, vous devriez vérifier sur le télécopieur pour évaluer le problème
Étape 2. Utilisez Internet pour envoyer un fax
Il est également possible d'utiliser Internet pour envoyer des documents à un télécopieur. Il existe un certain nombre de services qui peuvent être utilisés, dont la plupart coûtent de l'argent. Cela peut toutefois être un investissement judicieux si vous n'envoyez pas de fax très souvent et que vous ne souhaitez pas acheter de télécopieur ou faire affaire avec des services comme FedEx.
- PamFax est un excellent service de fax pour Skype. Ce programme facture cependant une somme modique.
- HelloFax est un service qui intègre bien Google Drive, vous permettant de faxer facilement des documents Google. Il comprend un certain nombre de fax gratuits et facture ensuite des frais.
Étape 3. Utilisez le courrier électronique pour envoyer un fax
Selon le numéro auquel vous envoyez le fax, il peut être possible d'envoyer simplement le fichier par courrier électronique au télécopieur sans frais. Cependant, vous devez garder à l'esprit que cette méthode ne couvre qu'un nombre limité de numéros de fax et ne peut envoyer que des informations limitées.
- Vous pouvez vérifier si le numéro de fax est couvert en regardant en ligne.
- Utilisez cette formule pour créer l'adresse à laquelle vous enverrez l'email: « remote-printer. [email protected] »
- Supprimez les citations, échangez les numéros contre le numéro de fax (y compris l'indicatif du pays et de la région), et le premier et le dernier contre le nom de la personne à qui vous l'envoyez.
- Notez que seul le texte de la zone de texte apparaîtra sur le fax. Vous ne pouvez pas joindre de PDF ou tout autre matériel avec cette méthode.
Des astuces
- Entrez toujours le numéro en entier, y compris l'indicatif régional et un numéro 1 pour les appels interurbains.
- La plupart des télécopieurs auront des instructions de leur part. Laissez la sagesse de ceux qui vous ont précédé vous guider dans votre voyage…
