Une base de données clients peut éliminer une grande partie de la paperasse pour une entreprise, en fournissant un référentiel unique pour les informations client précieuses qui peuvent être utilisées par les équipes de vente, le personnel de support client et même l'équipe comptable. Bien qu'il soit possible d'acheter des produits logiciels qui fournissent des formats de base pour ce type de base de données, des bases de données personnalisées peuvent être créées en gardant à l'esprit quelques notions de base sur la forme et la fonction.
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Étape 1. Achetez un logiciel de création de base de données
Choisissez un produit compatible avec le traitement de texte et les autres outils logiciels utilisés dans l'entreprise. Cela facilitera l'importation ou l'exportation de données à partir d'autres sources, permettant d'éviter d'entrer une grande quantité de données dans la base de données nouvellement créée.
Étape 2. Déterminez le type d'informations qui seront hébergées dans la base de données clients
La plupart des conceptions incluront des informations telles que le nom de l'entreprise, l'adresse postale, l'adresse physique, le nom du contact, les numéros de téléphone et de télécopieur et les adresses e-mail. Des données supplémentaires telles que des informations sur les conditions contractuelles, les prix et des notes sur les tâches en attente associées à chaque client sont souvent incluses dans les données capturées et conservées dans ce type de ressource électronique.
Étape 3. Considérez les utilisations possibles de la base de données
En plus de fournir une ressource centralisée pour récupérer des données importantes, pensez aux types de rapports qui pourraient être créés à l'aide des données, ou si la base de données est destinée à être utilisée comme ressource pour générer des étiquettes de publipostage, des listes de diffusion ou même des listes à utiliser. dans la diffusion par fax. Garder cela à l'esprit aidera à déterminer comment nommer chacun des champs qui hébergeront les données et facilitera le processus de création de formats de rapport qui tirent de ces champs.
Étape 4. Organisez les champs de données
Créez un modèle simple qui suit une séquence logique lorsqu'il s'agit de saisir des noms, des adresses et d'autres informations de contact. Cela permet de passer plus facilement d'un champ à l'autre avec un minimum d'interruption et de compléter la saisie d'une nouvelle fiche client dans un délai raisonnable.
Étape 5. Définissez les autorisations sur chacun des champs
Cela inclut l'identification des champs qui seront inclus dans les formats de rapport ainsi que ceux qui peuvent servir de base pour trier ou rechercher les entrées de la base de données. L'attribution des bonnes autorisations à chaque champ accélérera la récupération des bonnes données quand et comme cela est nécessaire.
Étape 6. Préparez les formats de rapport
Quelques formats de base pouvant être utilisés fréquemment seront souvent suffisants, bien que les utilisateurs clés puissent avoir la possibilité de créer des rapports personnalisés comprenant des champs pertinents pour le poste de l'utilisateur et le niveau d'accès aux données client.
Étape 7. Établissez les identifiants de connexion et les droits d'accès
Une base de données client exploitable comprend la possibilité de créer des identifiants de connexion qui permettent uniquement aux employés autorisés d'accéder aux informations. Pour aller plus loin, l'attribution de différents niveaux de droits garantit que chaque utilisateur peut afficher, modifier et saisir des données pertinentes pour ses responsabilités professionnelles, mais ne peut pas afficher d'autres informations utiles à d'autres membres du personnel.
Étape 8. Examinez et testez la base de données client avant la publication
Essayez d'utiliser la version bêta avec un petit groupe d'employés pour vous assurer que chacune des fonctions fonctionne comme prévu. Utilisez les conclusions de ce groupe de test pour résoudre tous les problèmes de performances, de format et de facilité d'utilisation. Une fois tous les problèmes traités et résolus, la version finale peut être déployée dans l'ensemble de l'entreprise.
Des astuces
- Essayez de concevoir la base de données de sorte qu'il y ait de la place pour ajouter plus de champs ou de fonctionnalités à mesure que les besoins de l'entreprise changent. Cela permettra de continuer à utiliser le produit pendant plusieurs années sans avoir à le remplacer par un produit plus robuste.
- Il n'est pas rare qu'une nouvelle base de données clients prenne beaucoup de temps à se développer. Même lorsque vous utilisez un logiciel qui permet une exécution facile d'un certain nombre de tâches, cela peut prendre des semaines pour trouver le format idéal.
