Vous pensez peut-être que seuls les enseignants doivent s'inquiéter de l'assiduité, mais il s'agit également d'une pratique commerciale importante. Pour les petites et grandes entreprises, des données de présence précises peuvent révéler beaucoup de choses sur l'efficacité, la rentabilité et la satisfaction des employés. Grâce à la technologie moderne, il existe de nombreuses façons d'enregistrer la présence des employés et d'utiliser efficacement les données.
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Méthode 1 sur 3: Collecte des données de présence
Étape 1. Utilisez une simple feuille de calcul uniquement si vous dirigez une petite entreprise
Si vous avez 5 employés ou moins, et peut-être même 10 ou moins, l'utilisation d'une méthode d'enregistrement des présences très simple peut vous convenir. Vous pouvez suivre les présences et les heures dans une feuille de calcul Microsoft Office ou Google Docs, par exemple, ou même vous appuyer sur des feuilles de calcul papier. Optez cependant pour des options de suivi plus avancées si vous avez plus de 5 à 10 employés.
- Quelle que soit la taille de votre entreprise, utilisez toujours un système clair pour enregistrer les présences et les heures. Ne vous fiez pas à votre mémoire ou à la parole de votre employé lorsque vous essayez de garder une trace des choses !
- Si vous préférez une feuille de calcul papier, recherchez en ligne un modèle imprimable adapté à vos besoins.
Étape 2. Créez un modèle Office ou Docs pour rationaliser votre feuille de calcul
Microsoft Office et Google Docs proposent tous deux des modèles de modules complémentaires conçus pour enregistrer la présence et les heures des employés. Par rapport à une feuille de calcul générique, cette option peut permettre à vos employés de saisir plus facilement leurs heures et à vous de suivre et d'analyser les données.
Bien que plus efficace qu'une feuille de calcul papier ou électronique de base, cette option est toujours mieux laissée aux petites entreprises, celles qui comptent jusqu'à 20 employés, peut-être
Étape 3. Sous-traitez la tenue de vos dossiers si cela est rapide et rentable
Pour de nombreuses entreprises, petites et grandes, la meilleure façon d'enregistrer la fréquentation est de payer quelqu'un d'autre pour le faire ! Dans la plupart des cas, vos employés entreront leur présence et leurs heures dans un portail Web ou une application, et l'entrepreneur hébergera les données et vous fournira des rapports réguliers basés sur celles-ci.
Certaines entreprises facturent un taux forfaitaire basé sur les niveaux d'employés - par exemple, 20 USD par mois pour un maximum de 10 employés - tandis que d'autres facturent par employé. Comparez les coûts, les fonctionnalités et les services lorsque vous choisissez une entreprise tierce pour suivre la présence et les heures de vos employés
Étape 4. Gérez la tenue des dossiers en interne uniquement si vous avez la capacité informatique
En tant que moyenne ou grande entreprise, vous n'êtes peut-être pas à l'aise de confier la tenue de vos registres, peut-être pour des raisons financières ou de sécurité. Le suivi des présences et des heures de 100, 1 000 ou même 10 000 employés nécessite un service informatique robuste capable de développer et de maintenir l'infrastructure de collecte, de stockage et d'analyse des données nécessaire. Vos services informatiques et RH doivent aussi pouvoir bien travailler ensemble !
Évaluez soigneusement les coûts et les avantages de gérer vous-même la tenue de dossiers par rapport à un contrat avec un tiers pour le faire
Méthode 2 sur 3: Suivi de la fréquentation avec la technologie
Étape 1. Demandez aux employés d'entrer et de sortir avec leurs cartes d'identité
Il s'agit essentiellement de la version moderne consistant à demander aux employés de « pointer » et de « sortir » avec une carte perforée en papier. L'avantage ici est que les données sont envoyées directement à votre infrastructure d'archivage interne ou tierce pour le stockage et l'analyse.
Les stations de cartes magnétiques fonctionnent mieux avec les employés qui restent à un seul endroit et travaillent à des heures régulières au cours de leur journée de travail typique, par exemple, les employés de bureau, les enseignants ou les ouvriers d'usine
Étape 2. Utilisez la biométrie ou la vidéo pour limiter le « coup de poing » sur les scanners d'identité
Alors qu'il était plus facile de pointer pour un collègue en retard ou absent - appelé "coup de poing de copain" - était plus facile avec des cartes perforées, il est toujours possible de glisser l'ID d'un collègue pour eux et d'atteindre le même objectif. Si vous craignez qu'il s'agisse d'un problème parmi votre personnel, envisagez d'investir dans des mesures telles que des caméras vidéo ou des scanners biométriques pour améliorer la sécurité et la précision de vos stations de cartes magnétiques.
- Les scanners biométriques, qui nécessitent généralement une autorisation d'empreintes digitales, peuvent être utilisés avec les scanners de cartes d'identité.
- L'installation de caméras de sécurité sur vos stations de cartes magnétiques peut vous aider à identifier les « copains perforateurs ».
Étape 3. Suivez les heures des employés absents du bureau avec une application téléphonique
Les cartes magnétiques ne fonctionnent pas bien pour les employés qui travaillent à domicile ou à partir de plusieurs emplacements. Au lieu de cela, demandez-leur de « pousser » et de « déconnecter » avec une application installée sur leur téléphone personnel ou professionnel. Dans de nombreux cas, ils devront simplement appuyer sur un bouton pour démarrer et arrêter une horloge en cours d'exécution qui suit leur présence et leurs heures.
Si votre entreprise sous-traite déjà la tenue de ses dossiers à un tiers, ce type d'application peut être inclus dans le package. Dans ce cas, les données de présence saisies par vos employés doivent s'intégrer de manière transparente dans votre tenue de dossiers globale
Étape 4. Envisagez la localisation GPS et le suivi du temps pour les employés qui voyagent beaucoup
Ce type de système de suivi fonctionne bien si vous avez des employés qui se déplacent entre des endroits spécifiques pendant leurs journées de travail. Le GPS de leurs téléphones de travail suivra quand ils se trouvaient dans des zones de travail spécifiées, qui à leur tour peuvent être utilisées pour établir leurs heures de travail totales.
Le suivi GPS est une fonctionnalité optionnelle avec certaines applications de « carte de pointage ». Cette fonctionnalité est certainement mieux conservée pour une utilisation avec des téléphones professionnels, car le suivi des employés sur leurs téléphones personnels peut sembler un peu trop «grand frère»
Méthode 3 sur 3: Traiter les données de présence
Étape 1. Analysez les chiffres pour voir l'impact des problèmes de présence sur votre entreprise
Tenir des registres précis des présences des employés vous permet de calculer l'incidence des schémas de présence positifs et négatifs sur vos résultats. À votre tour, vous pouvez utiliser ces données pour ajuster vos stratégies de lieu de travail et de RH pour une plus grande efficacité.
Certains calculs rapides peuvent, par exemple, vous donner le « taux d'incidence », c'est-à-dire le nombre d'absences pour 100 employés sur une période donnée. Des points de données similaires, tels que le « taux d'inactivité » et le « taux de gravité », peuvent également être utilisés pour aider à établir l'impact économique de la fréquentation et des absences
Étape 2. Reconnaître les employés qui suivent les procédures de présence appropriées
Un peu de renforcement positif peut faire beaucoup de bien ! Utilisez vos données collectées pour identifier les employés avec des enregistrements de présence stellaires. Donnez-leur une reconnaissance publique, des éloges et peut-être des récompenses - même quelques cartes-cadeaux ou un petit bonus peuvent aider à encourager les autres à emboîter le pas.
Gardez à l'esprit que « bonne assiduité » ne signifie pas nécessairement que l'employé ne s'absente jamais du travail. Cela signifie également être consciencieux quant à la prise de congés, par exemple en donnant un préavis approprié avant de prendre un jour de congé ou en restant à la maison pendant qu'ils se remettent d'une maladie
Étape 3. Rencontrez un employé qui a des problèmes d'assiduité avant de prendre des mesures
Chaque fois que vos données identifient un employé ayant un problème d'assiduité, ne passez pas directement à la discipline ou au licenciement. Au lieu de cela, rencontrez-les (et un représentant des ressources humaines ou une partie pertinente similaire) pour discuter du problème. Mettez un plan d'action par écrit qui donne à l'employé des orientations claires et des repères pour répondre aux attentes de présence.
Vous avez peut-être affaire, par exemple, à un employé dévoué qui est aux prises avec des problèmes urgents à la maison. Dans ce cas, vous pourrez peut-être faire des ajustements d'horaire ou de charge de travail au lieu de perdre imprudemment un travailleur précieux
Étape 4. Naviguez soigneusement dans la paperasserie lors de la discipline ou du licenciement d'un travailleur
Suivez toujours une procédure claire et cohérente lorsque vous sanctionnez un employé ayant des problèmes d'assiduité, et surtout avant de le licencier. Idéalement, vous devriez être conseillé par un conseiller juridique spécialisé dans le droit du travail. Sinon, ce qui semble être un tir coupé et séché pourrait entraîner un procès coûteux.
