La création d'un e-mail efficace qui sollicite des contributions nécessite un ton qui crée de l'enthousiasme pour votre organisation. L'utilisation du courrier électronique comme moyen de collecte de fonds est en augmentation car le coût est inférieur à celui des sollicitations par courrier ou par téléphone, et la communication est immédiate. Il existe des moyens de créer des e-mails engageants et exploitables afin que vous obteniez les résultats souhaités: de nombreux dons.
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Exemples d'e-mails
Exemple d'e-mail de don à l'école
Exemple d'e-mail de don d'entreprise
Exemple d'e-mail de don de charité
Partie 1 sur 3: Structurer votre e-mail
Étape 1. Écrivez un titre fort
Un titre est la première ligne d'un e-mail et fonctionne comme un titre. Seulement environ 15 % des e-mails sont ouverts, il est donc extrêmement important d'écrire un bon titre pour garder l'attention de ces 15 % et les inciter à continuer à lire. En fait, dans la plupart des comptes de messagerie, vous pouvez lire la première ligne d'un e-mail dans le champ à côté du sujet, donc les titres ne sont pas seulement une raison de continuer à lire un e-mail, ils sont une raison d'en ouvrir un en premier lieu.
- Utilisez des verbes et des noms actifs pour attirer l'attention, ainsi que des caractères gras, centrés et une police plus grande.
- Faites le titre court et précis, en précisant le but de votre e-mail dès le départ. Incitez le lecteur à penser que la lecture de cet e-mail sera utile, opportune et très pertinente pour sa vie.
- Répondez à la question que le lecteur veut savoir: qu'est-ce que j'y gagne ?
- Votre ligne d'objet peut taquiner le lecteur, être un appel à l'action, être un sujet d'actualité ou concerner un lieu ou un événement local si votre organisation est strictement communautaire.
- Un bon exemple de titre est « La ville de New York conteste la réglementation du gaz naturel de l'État devant les tribunaux »
Étape 2. Dites tout dans le premier paragraphe
Allez droit au but dès le départ. Les lecteurs ne veulent pas se demander ce qu'est votre e-mail à mi-chemin, c'est une raison pour laquelle ils pourraient supprimer l'e-mail sans faire de don. Soyez très clair dans ce paragraphe sur ce que vous voulez que le lecteur fasse et pourquoi vous envoyez cet e-mail.
- Dans ce premier paragraphe, vous devez demander au lecteur son don. Bien qu'en personne, vous voudriez peut-être leur dire gentiment que vous voulez de l'argent, les e-mails exigent votre « demande » dès le début. Rendez cette demande facile à voir, par exemple en caractères gras ou plus gros.
- Dans votre « demande », dites aux lecteurs à quoi servira leur argent. Si une petite quantité fera quelque chose sinon tout, dites-leur. Par exemple, si 50 $ permettent de nourrir 100 enfants, vous pourriez obtenir plus de réponses que de dire qu'il vous faut 1 000 $ pour construire une hutte.
- Dites-leur que vous pouvez dire non. Les statistiques montrent que plus de gens donnent lorsqu'ils se sentent libres de faire le choix de donner, plutôt que de se sentir obligés de le faire.
- Expliquez et décrivez votre cause dans ce premier paragraphe afin qu'il soit clair que vous voulez de l'argent pour faire quelque chose, pas seulement pour obtenir de l'argent pour le plaisir d'avoir de l'argent.
Étape 3. Utilisez votre microcontenu à bon escient
Le microcontenu est l'ensemble des phrases courtes et des sous-titres qui décorent un e-mail. Vous souhaitez utiliser votre microcontenu pour mettre en évidence vos points principaux afin que les lecteurs qui aiment parcourir l'e-mail avant de lire se sentent obligés de lire le texte.
- Le microcontenu comprend des titres, des sous-titres, la ligne d'objet, des liens et des boutons.
- Utilisez des verbes actifs, des adverbes descriptifs et des noms. Votre objectif est de les amener à lire le texte réel.
- Un bon titre pourrait ressembler à ceci: « Faire un don de 50 $ pour sauver un dauphin »
- Faites-leur du texte en gras ou plus gros pour qu'ils se démarquent. Ils ont tendance à apparaître au début des paragraphes ou des nouvelles sections.
- Écrivez des sous-titres simples. Vous pouvez ou non avoir des sous-titres, mais ils sont utiles à inclure lorsque vous pensez qu'un titre est trop court. Suivez les mêmes principes: bref, exploitable, audacieux.
Étape 4. Racontez une histoire
Raconter une histoire avec votre e-mail est plus attrayant pour les lecteurs. Le corps de votre e-mail contiendra cette histoire. Rappelez-vous que les histoires ont un début, un milieu et une fin. Vous voudrez peut-être utiliser une histoire chargée d'émotion pour obliger les lecteurs à se joindre financièrement à votre cause, une histoire qui s'est réellement produite au sein de votre organisation ou à la suite de votre activité.
Étape 5. Écrivez des paragraphes courts
Rédigez le corps de votre e-mail en paragraphes courts et précis. C'est parce que les lecteurs sont épuisés par la quantité d'e-mails qu'ils reçoivent. Limiter la longueur de votre e-mail vous permet de vous démarquer.
- N'apportez qu'un ou deux points principaux.
- Soyez très concis, quel que soit le nombre de modifications et de révisions que l'e-mail doit subir pour y parvenir.
- N'incluez pas l'historique des raisons pour lesquelles vous demandez de l'argent. Les utilisations que vous donnez dans le paragraphe d'ouverture et votre histoire dans les paragraphes du corps suffisent à expliquer pourquoi vous avez besoin d'argent.
Étape 6. Fournissez des liens et des boutons - mais restez sur le message
Il peut être tentant d'ajouter des tonnes de liens à votre e-mail, mais cela peut devenir une distraction et faire dérailler facilement le lecteur de votre message principal - obtenir un don. Un moyen simple de fournir des informations au lecteur curieux sans ajouter de nombreux liens gênants est d'avoir toutes les informations pertinentes sur votre site Web, puis d'inclure un lien vers votre site Web uniquement. Par exemple, s'il existe des recherches prouvant que vos déclarations sont vraies, au lieu de créer un lien direct vers une étude longue et compliquée pour que le lecteur se perde, ayez un lien vers cette étude sur votre site Web (et assurez-vous que l'option de faire un don est bien visible sur votre site).
Étape 7. Ajoutez soigneusement les images
Vous pouvez ajouter une ou deux images pour souligner votre point de vue, mais ce n'est pas nécessaire. En fait, les couleurs et les images peuvent donner l'impression que les e-mails sont du spam. Essayez d'insérer des images uniquement en haut ou en bas et limitez leur utilisation lorsque vous pensez qu'une image est absolument nécessaire pour communiquer votre point de vue ou susciter la sympathie.
- Une image utile pourrait être un sujet de votre organisme de bienfaisance qui subit les effets des dons, comme une petite fille appauvrie recevant de nouveaux vêtements pour la première fois.
- L'insertion de votre logo dans un endroit discret, comme un coin inférieur, peut être une exception à cette règle, car elle permet une reconnaissance instantanée du lecteur.
Étape 8. Écrivez une prochaine étape/appel à l'action direct
La dernière partie d'un e-mail est l'appel à l'action, et le faire ressortir permet aux lecteurs de le scanner avant de lire toutes les raisons pour lesquelles ils devraient faire un don. Cela sert à informer les lecteurs pourquoi vous leur envoyez un e-mail afin qu'ils restent engagés. Soyez clair sur la façon de faire le don.
- Si un lecteur ne sait pas pourquoi il lit un e-mail, il est beaucoup plus susceptible de rejeter un e-mail.
- Assurez-vous que cette dernière « demande » se démarque du reste de l'e-mail et soyez très clair sur ce que vous demandez. Faites en sorte qu'il ait son propre paragraphe, qu'il soit en gras ou dans une police plus grande/différente et qu'il contienne un lien de couleur vive ou un bouton de don.
- Si les lecteurs doivent cliquer sur le bouton ou le lien, dites-leur de le faire. S'ils doivent répondre à l'e-mail pour obtenir des instructions supplémentaires, dites-leur de le faire en termes clairs: « Cliquez sur le bouton pour sauver un singe maintenant ! » ou "Appuyez sur votre bouton de réponse tout de suite et tapez la phrase" informations sur le don "dans le corps."
- Il est plus logique pour les lecteurs de pouvoir cliquer sur un lien à ce moment-là, et vous obtiendrez probablement plus de dons de cette façon, alors essayez de fournir un lien ou un bouton à votre organisation.
- Créez un site Web ou une page de dons en ligne afin que les lecteurs puissent contribuer en ligne. C'est de toute façon ce que les lecteurs attendent d'un e-mail de don.
Étape 9. Soyez bref
Si votre email est long, il n'est pas facile à scanner. Garder les paragraphes et les titres courts garantira que votre e-mail soit correctement analysé avant que le lecteur ne décide de continuer à lire ou non.
Partie 2 sur 3: Gardez votre public à l'esprit
Étape 1. Gardez le ton plus décontracté qu'une lettre
Une lettre formelle envoyée par la poste d'une organisation à un individu est souvent formelle et distante en raison du mode de communication. Cependant, un e-mail, comme un blog, est moins formel dans son ton.
- Utilisez la deuxième personne « vous » lorsque vous vous adressez au lecteur.
- Utilisez des expressions familières pour aider le lecteur à vous comprendre, comme « Cela a coûté un bras et une jambe » ou « Il était à hauteur de genou pour une sauterelle ».
- Utilisez un langage direct, honnête et ouvert lorsque vous vous adressez au lecteur afin qu'il se sente connecté et vous considère comme authentique.
Étape 2. Rendez les mots faciles à lire
Utilisez des polices de base et rationalisez l'attrait visuel de l'e-mail. N'essayez pas d'utiliser une police cursive fantaisiste, une simple police serif de base fera l'affaire. Et n'utilisez pas deux polices différentes pour les titres et le texte. Le simple fait de mettre en gras ou de faire du texte plus gros que d'autres mettra très bien en évidence les points.
Votre e-mail doit également être facile à lire d'un point de vue linguistique - votre écriture doit être d'un niveau de lecture de 8e année. Ne soyez pas trop verbeux ou compliqué. Votre écriture doit être claire, sans erreur (pas de fautes de grammaire ou d'orthographe) et facile à lire
Étape 3. Inscrivez-vous à un service de messagerie
Si vous voulez vous assurer que vos e-mails sont ouverts, ou déterminer quel type de personnes lisent vos e-mails plus que d'autres, vous n'avez pas à attendre des réponses ou des dons. Si vous vous inscrivez à un service de messagerie comme MailChimp, vous pouvez mesurer toute une liste de mesures différentes à chaque fois que vous envoyez un e-mail afin d'adapter vos e-mails à vos lecteurs réels.
- Vous pouvez consulter des métriques telles que les taux de clics, les taux d'ouverture et lire des rapports.
- Les taux d'ouverture sont particulièrement utiles pour déterminer quelles lignes d'objet sont populaires, augmentant ainsi le nombre de personnes qui lisent vos e-mails.
- Une autre raison pour laquelle un service de messagerie est utile est que si vous envoyez régulièrement des e-mails en masse demandant des dons, votre fournisseur de messagerie peut devenir suspect, voire même vous couper du statut de spammeur présumé. Il faut également beaucoup de temps pour compiler des listes, décomposer votre liste d'envoi pour répondre aux exigences de votre compte de messagerie (la plupart des fournisseurs de messagerie fixent une limite d'environ 50 destinataires par e-mail), répondre aux individus et traiter les e-mails qui revenir d'adresses e-mail inactives.
Étape 4. Assurez-vous que votre liste se soucie de votre cause
Examinez régulièrement votre liste de diffusion pour vous assurer que vous l'envoyez aux personnes les plus susceptibles de la lire, en particulier en vous assurant que les personnes qui ont exprimé leur intérêt y figurent. Vos mesures s'amélioreront de cette façon et vous perdrez moins de temps.
Étape 5. Personnalisez en segmentant
Utilisez un ton différent avec différents groupes de donateurs. Par exemple, si vous avez un groupe de personnes qui répondent régulièrement à vos e-mails, envoyez-leur un e-mail avec un ton personnel. Compilez une autre liste de lecteurs dont vous savez qu'ils n'ouvrent généralement pas vos e-mails avec un ton moins formel. Et ayez un e-mail avec un ton explicatif pour les premiers e-mails.
Avec un fournisseur de services de messagerie, vous pouvez également personnaliser des e-mails individuels avec les noms de vos destinataires, comme « Cher Henry »
Étape 6. Incluez des données qui soutiennent votre collecte de fonds
Pour garder votre public engagé, vous voudrez peut-être lui fournir des données encourageantes lui montrant comment son argent a fonctionné ou va fonctionner. Ces informations peuvent figurer dans le paragraphe d'ouverture ou dans l'appel à l'action, ou les deux. Les gens aiment donner quand ils savent qu'ils font déjà de bonnes choses.
Étape 7. Dites merci après avoir reçu un don
N'oubliez pas d'envoyer des remerciements personnels aux donateurs après avoir reçu un don. Il s'agit d'un acte simple qui peut garantir un don répété à l'avenir. Vous souhaitez envoyer cet e-mail le plus rapidement possible; considérez-le comme un type de reçu.
Si vous recevez un grand nombre de donateurs chaque mois, vous pouvez envisager de créer un modèle afin de pouvoir le coller dans un brouillon d'e-mail et de le personnaliser rapidement
Partie 3 sur 3: Construire une liste de diffusion
Étape 1. N'achetez pas de liste de diffusion
La vente et l'achat d'une liste d'adresses e-mail de donateurs potentiels sont illégaux selon la loi CAN SPAM de 2003. Il existe des entreprises qui vous permettront de "louer" une liste à usage unique, mais cela peut être très coûteux, car vous devra probablement acheter des milliers d'adresses e-mail pour voir même de petits retours. Il est probablement préférable de consacrer cet argent à autre chose et de rechercher des moyens plus solides de créer votre liste de diffusion.
Étape 2. Recueillez les noms lors d'événements
Chaque fois que votre organisation à but non lucratif organise ou participe à un événement, assurez-vous de fournir un moyen aux personnes de s'inscrire à votre liste de diffusion. Sortez un stylo, un bloc-notes et quelques feuilles de papier avec un espace pour que les personnes intéressées puissent écrire leur nom et leur adresse e-mail. Assurez-vous que le papier indique qu'ils s'inscrivent à votre liste de diffusion.
Essayez une tombola ou un concours pour obtenir plus de noms. Lors de l'événement, essayez d'organiser une tombola ou un concours pour ceux qui s'inscrivent à votre liste de diffusion
Étape 3. Utilisez les réseaux sociaux
Assurez-vous que votre organisation à but non lucratif a une forte présence sur les réseaux sociaux - de Twitter à Facebook en passant par Instagram. Il est facile d'atteindre les gens via les médias sociaux, et si vous avez un contenu convaincant, les gens peuvent commencer à partager vos publications ou vos appels aux dons. Demandez à vos abonnés de s'inscrire à votre liste de diffusion afin qu'ils ne manquent jamais une annonce importante.
Étape 4. Facilitez-vous la tâche
Votre site Web doit donner aux visiteurs la possibilité de s'inscrire à votre liste de diffusion. Il n'a pas besoin d'être flashy, mais il doit être facile à trouver et à s'inscrire.
Vidéo - En utilisant ce service, certaines informations peuvent être partagées avec YouTube
Des astuces
- Passez en revue les lettres de collecte de fonds ou les messages électroniques passés. Utilisez une formulation et un style similaires si les lettres étaient efficaces. De nombreuses organisations utilisent leurs précédentes lettres de collecte de fonds comme modèles pour les nouvelles.
- Incorporez votre logo dans votre courrier électronique pour une reconnaissance immédiate. Les lecteurs associent souvent des organisations ou des sociétés à leurs logos.
- Utilisez un fournisseur de services de messagerie pour créer des e-mails plus attrayants visuellement et pour générer des mesures qui amélioreront vos futurs e-mails. MailChimp est un bon.
- Assurez-vous que votre e-mail est en marque blanche avant de l'envoyer. Si vous utilisez une plateforme de collecte de fonds en ligne telle que Fundraise.com, elle le fera automatiquement pour vous.
