Ce wikiHow vous apprend à créer une page d'index pour votre document Microsoft Word. Microsoft Word est livré avec un outil d'indexation intégré qui peut créer automatiquement un index en fonction des entrées que vous choisissez. Tout ce que vous aurez à faire est d'utiliser l'outil Marquer l'entrée pour marquer chaque mot ou phrase que vous souhaitez ajouter à l'index. Les termes de votre index peuvent pointer vers des pages spécifiques du document ou renvoyer à d'autres entrées indexées.
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Partie 1 sur 3: Marquer vos entrées
Étape 1. Ouvrez un document Microsoft Word
MS Word vous permet d'ajouter un index à n'importe quel document, quels que soient sa longueur, son style ou son sujet. Avant de pouvoir ajouter un index à votre document, vous devez parcourir chaque page pour marquer les termes que vous souhaitez voir apparaître dans l'index.
Étape 2. Sélectionnez un mot ou un groupe de mots pour votre index
Vous pouvez sélectionner un mot ou une phrase en le mettant en surbrillance avec votre souris.
Étape 3. Cliquez sur l'onglet Références
C'est dans la barre d'outils en haut de Word.
Étape 4. Cliquez sur le bouton Marquer l'entrée
Selon votre version de Word, cette icône apparaîtra généralement dans un panneau de la barre d'outils intitulé « Index ». C'est l'icône d'une feuille de papier avec un signe moins et un signe plus.
Étape 5. Modifiez la façon dont le mot ou la phrase apparaît dans l'index
Vous verrez le mot ou la phrase que vous avez sélectionné dans le champ "Entrée principale" en haut de la fenêtre. À partir de maintenant, c'est ainsi que ce mot ou cette phrase apparaîtra dans l'index que vous allez créer. Si vous souhaitez modifier le libellé, les majuscules ou d'autres paramètres, vous pouvez le faire en éditant le texte dans la zone "Entrée principale".
Si vous souhaitez ajuster la police, la taille, le style ou la couleur de cette entrée dans votre index, vous pouvez le faire ici. Mettez simplement en surbrillance le mot ou la phrase dans « Entrée principale », faites un clic droit sur la zone en surbrillance, puis sélectionnez Police de caractère. Apportez les modifications souhaitées à la police, puis cliquez sur d'accord.
Étape 6. Ajoutez une sous-entrée (facultatif)
Considérez les entrées principales comme étant leurs propres lignes dans votre index. Une sous-entrée apparaîtra sous son entrée principale dans l'index. Il peut être utile de parcourir votre document et de créer d'abord des entrées principales, puis de revenir en arrière et d'ajouter des sous-entrées.
- Par exemple, si vous avez sélectionné le mot noms de famille et prévoyez d'indexer tous les noms de famille dans votre document, vous souhaiterez peut-être marquer chaque nom de famille du document avec l'entrée principale « Noms », puis répertorier le nom de famille lui-même comme sous-entrée.
- Vous pouvez également ajouter une entrée de troisième niveau, qui apparaîtra sous une sous-entrée dans l'index. Pour ce faire, tapez simplement deux points après la sous-entrée, puis tapez l'entrée de troisième niveau.
Étape 7. Choisissez l'emplacement référencé dans l'entrée d'index
Lorsque Word crée un index basé sur vos entrées marquées, il répertorie simplement le numéro de page sur l'entrée que vous avez sélectionnée par défaut. Par exemple, si vous avez mis en surbrillance le mot « Surnames » à la page 2, l'index indiquera « page 2 » comme emplacement de l'entrée des noms de famille. En effet, "Page actuelle" est la sélection par défaut dans la section "Options".
- Si vous préférez que l'entrée sélectionnée fasse référence à une entrée différente (pensez au moment où vous voyez "Voir aussi" dans un index), sélectionnez "Référence croisée", puis tapez le nom de l'autre entrée à côté de "Voir".
- Si vous souhaitez que l'entrée pointe vers une plage de pages plutôt qu'une seule page, vous devrez créer un signet pour cette plage de pages. Si vous avez un signet, sélectionnez "Plage de pages", puis sélectionnez votre signet dans le menu déroulant.
Étape 8. Formatez les numéros de page dans votre index
Sous l'en-tête "Format des numéros de page", choisissez si vous souhaitez afficher les numéros de page dans Gras et/ou Italique comme requis.
Étape 9. Cliquez sur Marquer pour enregistrer votre nouvelle entrée
Ce bouton marquera le terme en surbrillance et l'ajoutera à votre index avec son numéro de page, sa plage ou sa référence croisée correspondants.
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Après avoir marqué une entrée dans l'index, les marqueurs de paragraphe s'allumeront immédiatement et vous verrez le mot ou la phrase sélectionné(e) dans votre document entouré d'accolades avec un formatage spécial, un peu comme ceci:
{XE " entrée "}
- S'il vous est trop difficile de voir votre document dans ce format, vous pouvez revenir à la vue standard en cliquant sur le bouton Accueil onglet, puis en cliquant sur le symbole de paragraphe ¶ dans la barre d'outils.
- Si vous souhaitez marquer toutes les occurrences du même mot ou de la même phrase dans votre document, vous pouvez cliquer sur le bouton marquer tout bouton en bas. Cela ajouterait le numéro de page de toutes les instances de ce mot ou de cette phrase à son entrée dans l'index.
Étape 10. Continuez à marquer les entrées
La fenêtre "Marquer l'entrée d'index" reste ouverte après avoir marqué une entrée, ce qui facilite le passage à l'entrée suivante que vous souhaitez marquer. Pour continuer, mettez en surbrillance un autre terme dans votre document, puis cliquez sur la fenêtre "Marquer l'entrée d'index" pour l'ajouter au champ "Entrée principale". Après avoir personnalisé cette entrée à votre guise, cliquez sur marque pour l'enregistrer et passer au suivant.
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Après avoir marqué vos entrées principales, parcourez et marquez toutes les sous-entrées ou entrées de troisième niveau. C'est un peu compliqué à faire:
- Mettez en surbrillance le mot ou la phrase que vous souhaitez répertorier en tant que sous-entrée. En utilisant notre exemple de nom de famille, disons que vous avez créé une entrée principale pour les noms de famille et que vous souhaitez ajouter le nom de famille « Williams » à la liste des noms de famille dans l'index. Commencez par mettre en évidence la première instance de "Williams" dans votre document.
- Ensuite, cliquez sur la fenêtre Marquer l'entrée d'index. Cela ajoute "Williams" au champ "Entrée principale" (pour l'instant).
- Tapez ou collez la sous-entrée (Williams, dans notre exemple) dans le champ de sous-entrée.
- Remplacez le texte du champ « Entrée principale » par le nom de l'entrée principale (Noms, dans notre exemple).
- Modifiez les détails et cliquez sur marque (ou marquer tout).
Partie 2 sur 3: Insertion de la page d'index
Étape 1. Cliquez sur le curseur de votre souris à l'endroit où vous souhaitez placer l'index
Dans la plupart des cas, vous voudrez placer votre index à la fin du document - faites simplement défiler vers le bas et cliquez sur la première ligne vide sous votre contenu existant.
Étape 2. Cliquez sur l'onglet Insérer
C'est en haut de Word.
Étape 3. Insérez un saut de page pour que l'index se trouve sur sa propre page (facultatif)
Vous souhaiterez généralement que votre index apparaisse sur sa propre page à la fin du document. Pour vous assurer que cela se produit, cliquez sur le bouton Insérer onglet et sélectionnez Saut de page dans la barre d'outils pour ajouter une nouvelle page à votre index.
Étape 4. Cliquez sur l'onglet Références
C'est en haut de Word.
Étape 5. Cliquez sur le bouton Insérer un index
Ce bouton est situé à côté du Marquer l'entrée dans la barre d'outils Références. Cela ouvre une fenêtre intitulée "Index".
Étape 6. Sélectionnez votre type d'index
Vous pouvez sélectionner Dentelé ou Rodage dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Un index en retrait sera plus facile à naviguer pour les lecteurs, tandis qu'un index de rodage prendra beaucoup moins de place sur la page.
Lorsque vous apportez des modifications à l'index, vous verrez toujours un aperçu dans la zone "Aperçu avant impression" dans le coin supérieur gauche de cette fenêtre
Étape 7. Choisissez le nombre de colonnes
Votre index apparaîtra dans deux colonnes par défaut, mais vous pouvez sélectionner un numéro différent en cliquant sur les flèches haut ou bas à côté du champ "Colonnes".
Si vous cliquez suffisamment de fois sur la flèche vers le bas, la valeur passera à « Auto », ce qui ajustera automatiquement les numéros de colonne pour s'adapter au mieux à la quantité de contenu dans l'index
Étape 8. Sélectionnez un modèle d'index dans le menu "Formats"
Ce menu déroulant se trouve sous l'image Aperçu avant impression. Sélectionnez l'un des modèles dans le menu déroulant pour personnaliser l'apparence de votre index.
- Vous pouvez également créer votre propre design en sélectionnant À partir du modèle et en cliquant sur le Modifier bouton en bas à droite. Cela vous permet de personnaliser les polices, l'espacement et le style de toutes les entrées et sous-entrées afin de créer votre propre format de conception.
- Si vous souhaitez que les numéros de page soient alignés à droite plutôt qu'à droite après chaque entrée, cochez la case "Aligner à droite les numéros de page".
Étape 9. Cliquez sur OK pour enregistrer votre index
Cela crée un index qui contient toutes les entrées que vous avez marquées dans votre document. Vous pouvez utiliser cet index pour rechercher les pages où des termes et concepts importants sont mentionnés tout au long de votre écriture.
Partie 3 sur 3: Modification d'une entrée d'index
Étape 1. Cliquez sur l'onglet Accueil
C'est en haut de Word. Si vous avez trouvé une erreur dans l'index, comme une faute d'orthographe ou un terme incorrect, vous pouvez corriger les erreurs à la main, puis mettre à jour l'index à l'aide de l'outil Mettre à jour l'index.
Étape 2. Faites défiler jusqu'à l'erreur que vous souhaitez corriger
Tout d'abord, si vous n'êtes pas en mode paragraphe, cliquez sur le bouton Accueil puis cliquez sur l'icône Paragraphe ¶ pour les afficher. Ensuite, faites défiler jusqu'à l'entrée « XE » pour l'entrée que vous souhaitez corriger. N'oubliez pas que toutes les références indexées commencent par "XE" et sont entourées par les accolades que vous avez vues précédemment.
Étape 3. Apportez vos modifications
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Modifiez le texte entre guillemets:
Si le texte est incorrect, corrigez-le maintenant en modifiant le contenu des guillemets.
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Supprimer une entrée:
Si vous souhaitez supprimer complètement une entrée de l'index, sélectionnez l'intégralité du champ d'entrée de l'index (y compris les accolades) avec votre souris, puis appuyez sur la touche de votre clavier. Effacer clé.
- Vous pouvez cliquer sur l'icône Paragraphe dans l'onglet Accueil lorsque vous avez terminé pour désactiver les marqueurs de paragraphe.
Étape 4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur votre index
Maintenant que vous avez apporté des modifications à l'index, vous devez le mettre à jour. Cliquer sur l'index le sélectionne pour la mise à jour.
Étape 5. Appuyez sur la touche F9 du clavier
Selon votre clavier, vous devrez peut-être appuyer sur la touche Fn également pour utiliser la touche F9. Cela met à jour l'index pour refléter vos modifications.
Si cela ne fonctionne pas, cliquez sur le Les références onglet, puis cliquez sur Mettre à jour l'index sur la barre d'outils.
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Des astuces
- Le marquage des entrées d'index activera automatiquement le Afficher tous les caractères non imprimables option. Vous pouvez désactiver cette option à tout moment en cliquant sur l'icône de paragraphe dans l'onglet Accueil.
- Si vous marquez d'autres entrées dans votre document après avoir inséré l'index et qu'elles n'apparaissent pas automatiquement, cliquez sur l'index et appuyez sur le bouton F9 touche du clavier.
