Bien que les gens faxent des documents moins fréquemment qu'auparavant, il se peut que vous deviez quand même envoyer un fax de temps en temps. Il existe encore de nombreuses bonnes raisons d'envoyer un fax, notamment si vous envoyez des contrats ou si votre destinataire ne dispose pas de la technologie ou de l'équipement nécessaire pour transmettre les papiers d'une autre manière. Heureusement, vous pouvez télécopier des documents à l'aide d'un télécopieur, d'un ordinateur ou même d'un téléphone intelligent.
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Méthode 1 sur 3: Utilisation d'un télécopieur
Étape 1. Configurez votre télécopieur
Pour envoyer et recevoir des télécopies à l'aide d'un télécopieur, vous devez vous assurer que votre télécopieur est branché et connecté à votre ligne téléphonique fixe.
- Une ligne dédiée est recommandée si vous prévoyez de faxer fréquemment car vous ne pourrez pas utiliser le télécopieur et le téléphone en même temps.
- Vous devez également vous assurer que votre télécopieur a du toner et du papier si vous prévoyez de recevoir des télécopies.
- Si vous n'avez pas de télécopieur à la maison ou au travail, vous pourrez peut-être en envoyer un gratuitement depuis votre bibliothèque publique locale. Vous pouvez également vous rendre dans un magasin comme Kinko's ou The UPS Store pour faxer vos documents moyennant des frais. Ces options fonctionnent mieux si vous n'envisagez pas d'envoyer des fax fréquemment.
Étape 2. Ajustez vos paramètres
Tous les télécopieurs sont différents, mais vous aurez généralement la possibilité d'ajuster certains paramètres. Lisez votre manuel d'utilisation pour en savoir plus sur les fonctionnalités spécifiques disponibles sur votre machine.
- Si vous voulez être sûr que votre fax a été transmis avec succès, activez le paramètre de page de confirmation. Lorsque cette fonction est activée, l'appareil imprime une page après l'envoi d'un fax, ce qui vous permet de savoir s'il a été transmis avec succès ou non.
- Vous pouvez également configurer un en-tête de télécopie, qui est une ligne de texte qui apparaîtra en haut de chaque document que vous envoyez. Il comprend généralement des informations de base sur l'expéditeur du fax.
- Si vous prévoyez également de recevoir des fax, vous pouvez choisir entre le mode de réception automatique ou le mode de réception manuel, ce qui vous obligera à accepter chaque fax entrant.
Étape 3. Rassemblez vos documents
L'utilisation des documents originaux au lieu de photocopies fournira au destinataire un document plus propre et plus facile à lire.
Utilisez une page de garde au-dessus des pages que vous faxez. La page de garde doit contenir des informations telles que le nom et le numéro de fax de l'expéditeur, le nom et le numéro de fax du destinataire, la date et le nombre de pages incluses dans le fax
Étape 4. Placez vos documents dans la machine
De nombreuses machines ont à la fois un chargeur de papier et un écran à plat. Si vous n'avez qu'une seule page, vous pouvez utiliser l'une ou l'autre fonction. Si vous avez plusieurs pages, le chargeur de papier fonctionne généralement mieux.
- Lorsque vous utilisez le chargeur de papier, vous pouvez insérer toutes vos pages à la fois. Votre télécopieur doit avoir une icône qui indique dans quelle direction les papiers doivent être orientés dans le chargeur de papier. Certains télécopieurs offrent également la possibilité de numériser et de télécopier les deux côtés d'un document, alors consultez votre manuel d'utilisation pour voir si cela est possible sur votre appareil.
- Lorsque vous utilisez l'écran à plat, soulevez le couvercle sur le dessus de la machine et placez votre document face vers le bas sur l'écran en verre. Assurez-vous d'aligner votre document avec les marques fournies sur l'écran et fermez le couvercle avant de continuer.
Étape 5. Écrivez le numéro de fax
Lorsque vous entrez le numéro, assurez-vous d'inclure l'indicatif régional, l'indicatif du pays et tous les numéros que vous devez composer. Vous devez entrer le numéro exactement comme vous le feriez si vous appeliez le numéro à l'aide d'un téléphone.
Étape 6. Appuyez sur le bouton d'envoi
Après quelques secondes, vous entendrez l'appareil commencer à transmettre le fax et les papiers commenceront à s'alimenter dans le télécopieur.
Le bouton de votre appareil peut dire « aller » ou « télécopier » au lieu de « envoyer »
Étape 7. Recherchez un message de confirmation
Certaines machines affichent un message à l'écran pour vous faire savoir si votre fax a été transmis avec succès. Si vous avez configuré vos paramètres pour recevoir des confirmations imprimées, votre appareil imprimera une page qui détaille l'état de votre fax.
Méthode 2 sur 3: Faxer avec un ordinateur
Étape 1. Choisissez un programme
Lors de l'envoi d'un fax depuis un ordinateur, vous aurez la possibilité d'utiliser un logiciel installé sur votre ordinateur ou un service en ligne.
- Certains systèmes d'exploitation sont livrés avec des programmes qui vous permettent d'envoyer des télécopies. Windows 7, par exemple, dispose d'un outil appelé Fax and Scan, qui vous permet d'envoyer un fax sans télécopieur.
- Pour utiliser un logiciel informatique, vous devrez connecter votre ordinateur à une ligne téléphonique. Si cela n'est pas possible, essayez plutôt d'utiliser un service en ligne.
- Plusieurs services en ligne sont disponibles, notamment MyFax, eFax et FaxZero. Certains sont gratuits, certains nécessitent un abonnement ou une adhésion, et certains services vous demanderont de payer par fax.
Étape 2. Ouvrez le programme et créez un nouveau fax
Chaque programme est unique, mais vous devriez voir une option appelée "créer un nouveau fax" ou quelque chose de similaire.
Étape 3. Joignez vos documents
Pour faxer des documents à l'aide d'un ordinateur, vous devrez les télécharger dans votre message. Vous devriez voir un bouton qui dit « télécharger des documents » ou quelque chose de similaire.
- Si vous possédez des documents électroniques, vous pouvez les rechercher sur votre ordinateur et les joindre à votre message.
- Si vous avez des documents papier, vous devrez utiliser un scanner pour les numériser. Si vous n'avez pas de scanner, vous pouvez également prendre une photo des documents et vous l'envoyer par e-mail ou télécharger la photo directement sur votre ordinateur.
Étape 4. Saisissez le numéro de fax et un message
Tapez un bref message à votre destinataire dans l'espace prévu à l'écran, comme vous le feriez si vous envoyiez un e-mail. Cela servira de page de garde, il n'est donc pas nécessaire de joindre une page de garde séparée. Vous devrez également saisir le numéro de fax du destinataire dans le champ À.
Vous pouvez également être invité à saisir un code de confirmation pour prouver que vous n'êtes pas un robot
Étape 5. Appuyez sur envoyer
Une fois que vous avez joint vos documents, tapé votre message et entré le numéro de fax du destinataire, appuyez sur le bouton d'envoi et le tour est joué.
Méthode 3 sur 3: Utilisation d'un téléphone portable ou d'une tablette
Étape 1. Téléchargez une application
Il existe une variété d'applications mobiles disponibles pour les téléphones et les tablettes qui vous permettent d'envoyer des fax comme vous le feriez depuis votre ordinateur. Certaines applications sont gratuites, tandis que d'autres peuvent être payantes. Les applications populaires incluent Files Anywhere, Fax Burner et JotNot Fax.
Certaines applications vous donneront un numéro de fax temporaire, ce qui peut ne pas être idéal si vous prévoyez d'envoyer et de recevoir fréquemment
Étape 2. Ouvrez l'application et choisissez votre document
Une fois l'application ouverte sur votre appareil mobile, vous serez invité à créer un nouveau fax. La première chose que vous devez faire est de sélectionner le document que vous souhaitez faxer.
- Si votre document est enregistré localement sur votre appareil, dans votre courrier électronique ou dans un service de stockage en nuage tel que DropBox, vous devriez pouvoir rechercher et télécharger votre document à partir de l'application.
- Si vous avez un document papier, vous pouvez utiliser votre téléphone ou votre tablette pour prendre une photo de votre document et le joindre à votre message.
Étape 3. Saisissez le numéro de fax et un message
Tapez un message à votre destinataire, comme vous le feriez si vous envoyiez la télécopie à partir d'un ordinateur. Assurez-vous d'entrer le numéro de télécopieur du destinataire dans le champ À de votre message.
Étape 4. Appuyez sur envoyer
Une fois que vous avez joint vos documents, tapé votre message et entré le numéro de fax du destinataire, appuyez sur le bouton d'envoi et votre fax sera envoyé.
Des astuces
- Passez à une imprimante tout-en-un si vous souhaitez pouvoir envoyer des télécopies depuis votre domicile ou votre bureau sans télécharger de logiciel, télécharger des documents sur un site Web ou acheter un télécopieur séparé. Vous aurez toujours besoin d'une connexion téléphonique.
- Si vous avez un compte avec un service de fax en ligne comme RingCentral ou eFax, vous pouvez utiliser votre compte pour envoyer des fax directement depuis Gmail. Tout ce que vous avez à faire est d'entrer le numéro de fax que vous souhaitez envoyer suivi de @domainname.com dans le champ TO. Par exemple, si vous utilisez eFax, vous devez saisir numé[email protected].
- Les télécopieurs sont parfois bloqués et les pages collent parfois les unes aux autres. Si cela se produit, vous devrez renvoyer votre document.
