Si vous devez quitter le bureau pendant un moment ou si vous prévoyez de partir en vacances, vous voudrez peut-être informer les personnes qui vous envoient des e-mails que vous êtes absent. Si vous avez un compte Exchange, Outlook est livré avec la fonctionnalité intégrée. Si vous n'avez pas de compte Exchange, vous pouvez toujours répondre automatiquement aux e-mails en créant quelques règles. Suivez ce guide pour paramétrer vos réponses automatiques, que vous ayez un compte Exchange ou non.
Pas
Méthode 1 sur 4: Outlook 2010/2013
Étape 1. Activez les réponses automatiques
Sélectionnez un dossier Exchange. Sélectionnez le dossier dans votre banque de messages. Vous devez avoir sélectionné un dossier Exchange pour voir l'option Réponses automatiques. Ouvrez le menu Réponses automatiques (Absent du bureau). Vous pouvez le trouver en cliquant sur l'onglet Fichier, puis en sélectionnant l'onglet Informations.
Étape 2. Configurez vos réponses
Dans le menu Réponses automatiques, cochez la case Envoyer des réponses automatiques. Vous pouvez régler l'heure à laquelle l'assistant est actif en cochant la case et en définissant la plage d'heure et de date.
Étape 3. Écrivez vos réponses
Pour les e-mails envoyés depuis votre serveur d'échange, utilisez l'onglet À l'intérieur de mon organisation. Pour les réponses aux e-mails reçus de quelqu'un d'autre, utilisez l'onglet En dehors de mon organisation. Une fois que vous êtes satisfait de vos réponses, cliquez sur OK.
Étape 4. Désactivez les réponses automatiques
Si vous définissez une plage de dates pour vos réponses automatiques, l'assistant se terminera automatiquement lorsque la plage de dates sera terminée. Si vous n'avez pas défini de plage, elle continuera jusqu'à ce que vous ouvriez le menu Réponses automatiques et que vous sélectionniez « Ne pas envoyer de réponses automatiques ».
Méthode 2 sur 4: Outlook 2007
Étape 1. Activez le Compagnon Office
Cliquez sur l'onglet Outils. Dans le menu Outils, sélectionnez Gestionnaire d'absence du bureau. Cochez la case "Envoyer les réponses automatiques d'absence du bureau". Vous pouvez régler l'heure à laquelle l'assistant est actif en cochant la case et en définissant la plage d'heure et de date.
Étape 2. Écrivez vos réponses
Pour les e-mails envoyés depuis votre serveur d'échange, utilisez l'onglet À l'intérieur de mon organisation. Pour les réponses aux e-mails reçus de quelqu'un d'autre, utilisez l'onglet En dehors de mon organisation. Une fois que vous êtes satisfait de vos réponses, cliquez sur OK.
Étape 3. Désactivez l'assistant d'absence du bureau
Si vous définissez une plage de dates pour vos réponses automatiques, l'assistant se terminera automatiquement lorsque la plage de dates sera terminée. Si vous n'avez pas défini de plage, cela continuera jusqu'à ce que vous ouvriez le menu Réponses automatiques et que vous sélectionniez "Ne pas envoyer de réponses automatiques d'absence du bureau".
Méthode 3 sur 4: Outlook 2003
Étape 1. Activez le Compagnon Office
Dans le menu Outils, sélectionnez Gestionnaire d'absence du bureau. Cochez la case "Je suis actuellement absent du bureau".
Étape 2. Écrivez vos réponses
Dans la zone intitulée « Répondre automatiquement une seule fois à chaque expéditeur avec le texte suivant: » saisissez la réponse avec laquelle vous souhaitez répondre.
Étape 3. Ajoutez des règles
Vous pouvez ajouter des règles à votre Assistant, telles que le transfert de messages de certains expéditeurs vers un autre destinataire. Cliquez sur le bouton Ajouter une règle… pour configurer une règle personnalisée. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui transférerait le courrier d'un client spécifique à votre associé afin que les e-mails importants ne soient pas manqués pendant votre absence.
Étape 4. Désactivez l'assistant d'absence du bureau
L'assistant d'absence du bureau continuera jusqu'à ce que vous ouvriez le menu Réponses automatiques et que vous sélectionniez « Ne pas envoyer de réponses automatiques d'absence du bureau ».
Méthode 4 sur 4: Envoyer une réponse automatique sans compte Exchange
Étape 1. Créez votre modèle
Sans compte Exchange, les options de réponse automatique ne sont pas disponibles. Il est toujours possible de mettre en place une réponse automatisée à l'aide d'un modèle et de quelques règles. Commencez par créer un nouvel e-mail. Ce sera le modèle de votre réponse automatique.
- Choisissez un sujet qui explique succinctement la situation. Par exemple « Absent du bureau jusqu'au ». Vous pouvez également écrire les mots « réponse automatique » dans l'objet pour informer immédiatement le destinataire que la réponse est automatisée.
- Écrivez un bref message. Dans le corps de l'e-mail, écrivez un message général qui peut s'appliquer à toute personne qui le reçoit. Indiquez au destinataire comment vous joindre ou qui d'autre contacter.
Étape 2. Enregistrez votre modèle
Une fois que vous êtes satisfait du message, cliquez sur Enregistrer sous… Dans le menu déroulant « Type de fichier », sélectionnez Modèle Outlook. Cela enregistrera le fichier en tant que modèle qui se chargera dans Outlook.
Étape 3. Créez les règles
Pour que la réponse automatique fonctionne correctement, vous devrez définir des règles pour automatiser le processus. Dans Office 2003/2007, cliquez sur le menu Outils et sélectionnez Règles et alertes. Dans Office 2010/2013, cliquez sur l'onglet Fichier, sélectionnez Informations, puis cliquez sur Règles et alertes. Cela ouvrira le menu Règles de messagerie.
- Cliquez sur le bouton Nouvelle règle. Il vous sera demandé de sélectionner un modèle. Dans la section « Commencer à partir d'une règle vide », sélectionnez « Vérifier les messages lorsqu'ils arrivent ». Cliquez sur Suivant.
- Définissez les messages auxquels il sera répondu. Si vous souhaitez répondre à tous les messages que vous recevez dans votre boîte de réception, cochez la case « où se trouve mon nom dans la zone À ». Vous pouvez le réduire en désignant des envois spécifiques ou des e-mails avec des mots spécifiques dans le sujet ou le corps. Cliquez sur Suivant après avoir effectué vos sélections
- Chargez votre modèle. Sélectionnez la case « répondre à l'aide d'un modèle spécifique » dans la fenêtre suivante pour charger le message que vous avez créé précédemment. Cliquez sur le lien dans la description de la boîte pour « un modèle spécifique ». Cela ouvrira une boîte de dialogue vous demandant où rechercher des modèles. Sélectionnez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers ». Ouvrez le message que vous avez créé précédemment.
- Définissez vos exceptions. Une fois le modèle chargé, vous pouvez définir des instances dans lesquelles vous ne souhaitez pas que la réponse soit envoyée, par exemple à un destinataire spécifique ou pour des types de messages spécifiques. Cliquez sur Suivant après avoir effectué vos sélections.
- Nommez votre règle. Avant de pouvoir terminer, vous devrez définir un nom pour votre règle. Utilisateur quelque chose qui est facile à retenir afin que vous puissiez désactiver la règle rapidement à l'avenir. Cochez la case « Activer cette règle » pour activer la règle, puis cliquez sur Terminer.
Étape 4. Désactivez la règle
De retour au bureau, vous pouvez désactiver la règle en ouvrant à nouveau le menu Règles et alertes. Sélectionnez la règle d'absence du bureau que vous avez créée dans votre liste de règles actives, puis cliquez sur le bouton Supprimer.
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Des astuces
- L'organisation est généralement définie comme votre entreprise et comprend les personnes qui ont un compte Exchange Server sur votre système de messagerie.
- Le menu Outils apparaît dans la fenêtre principale d'Outlook. La fenêtre principale est la même fenêtre qui apparaît lorsque vous démarrez Outlook et comprend les menus Fichier, Modifier, Afficher, Aller, Outils, Actions et Aide. Il n'y a pas de menu Outils dans les fenêtres où vous créez ou affichez des éléments tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches.
- Lorsque la case à cocher Répondre automatiquement aux personnes extérieures à mon organisation est cochée, l'onglet En dehors de mon organisation s'affiche (Activé) à côté du nom de l'onglet.
- Le contact doit exister dans votre dossier Contacts Exchange Server. Si le contact existe uniquement dans un dossier faisant partie d'un fichier de dossiers personnels (.pst), le message de réponse automatique ne sera pas envoyé.
