Si vous n'êtes pas très familier avec Microsoft Excel, cela peut sembler un programme intimidant à utiliser. Heureusement, il est facile de commencer. Vous pouvez saisir des données, les copier et les coller à partir d'autres documents et les formater en quelques clics. Avec un peu de pratique, vous serez capable de saisir, modifier et gérer rapidement des données dans Microsoft Excel.
Pas
Partie 1 sur 3: Saisie et sélection de données
Étape 1. Lancez Microsoft Excel
Vous pouvez localiser Excel en cliquant sur le menu "Démarrer", en sélectionnant "Tous les programmes", en sélectionnant "Microsoft Office", puis en choisissant "Microsoft Excel". Excel est fourni avec la suite de produits Microsoft Office généralement fournie avec les ordinateurs et les blocs-notes Windows.
Les utilisateurs de Mac qui ont acheté Excel pour Mac trouveront le programme situé dans leur Dock ou parmi en ouvrant "Finder", puis en sélectionnant "Applications"
Étape 2. Ouvrez une feuille de calcul
Un "classeur" vierge peut apparaître automatiquement à l'ouverture d'Excel. Sinon, vous verrez une "Galerie de modèles" à partir de laquelle vous pouvez sélectionner un nouveau classeur vierge ou un modèle spécialement formaté.
Vous pouvez toujours ouvrir une nouvelle feuille de calcul tout en travaillant sur un autre classeur dans Excel. Cliquez simplement sur "Fichier" dans la barre de menu et sélectionnez l'option "Nouveau classeur"
Étape 3. Entrez les données dans les cellules souhaitées
Vous pouvez taper des nombres, des mots, des équations, des formules ou des fonctions dans n'importe quelle cellule après avoir sélectionné et cliqué dessus.
- Lorsque vous avez terminé avec une cellule donnée, appuyez sur ↵ Entrée ou Tabulation ↹ pour passer automatiquement à la cellule suivante horizontalement.
- Vous pouvez également créer une nouvelle ligne dans une cellule sur laquelle ajouter plus de texte. Entrez simplement un « saut de ligne » en appuyant sur Alt+↵ Entrée.
Étape 4. Créez des en-têtes pour vos colonnes
Entrez du texte dans la ligne 1 pour créer des en-têtes de colonne pour vos données. Par exemple, saisissez « Nom » dans la cellule A1 et « Date » dans la cellule B1 et autorisez-les à servir d'en-têtes de colonne pour le suivi des informations sur le nom et la date.
Étape 5. Créez une série de données séquencées
Excel est capable d'apprendre des modèles sous-jacents à vos données, puis de les remplir en fonction de ces modèles pour vous faire gagner du temps et de l'énergie. Commencez par établir un modèle dans des cellules consécutives (par exemple, en tapant « janvier » dans une cellule et « février » dans la suivante). Sélectionnez ensuite les cellules remplies et cliquez et faites glisser le coin inférieur droit de votre rectangle sélectionné pour développer le motif dans de nouvelles cellules. Excel reconnaîtra automatiquement votre modèle établi et remplira les cellules suivantes avec "Mars", "Avril" et ainsi de suite.
Excel peut reconnaître de nombreux modèles courants tels que les jours de la semaine, les dates régulièrement espacées, les nombres consécutifs et bien d'autres
Étape 6. Sélectionnez une plage de cellules
Pour sélectionner une plage de cellules avec votre souris (afin de formater ou de modifier de plus grandes quantités de données), cliquez simplement sur le début ou la fin d'une plage de données et faites glisser votre curseur dans la direction souhaitée pour mettre en surbrillance le texte approprié. Il existe également un certain nombre de raccourcis clavier utiles énumérés ci-dessous.
- Appuyez sur Ctrl et sur la barre d'espace pour étendre une sélection dans toute la colonne où se trouve la cellule d'origine.
- Appuyez sur ⇧ Shift et la barre d'espacement étend une sélection sur toute la ligne où se trouve la cellule d'origine.
- Appuyez sur Ctrl+⇧ Shift et la barre d'espace ou Ctrl+A sélectionnera la feuille de calcul entière.
Étape 7. Insérez la ou les lignes
Commencez par cliquer sur un numéro de ligne (cela sélectionnera la ligne entière). Sélectionnez la ligne au-dessus de laquelle vous souhaitez que votre nouvelle ligne aille. Faites un clic droit (Ctrl+clic sur Mac) et sélectionnez "Insérer" dans le menu qui apparaît.
- Cette fonction est également disponible depuis l'onglet "Accueil" en sélectionnant "Insérer" dans les "Cellules" puis "Insérer des lignes de feuille".
- L'insertion de plusieurs lignes nécessite que vous sélectionniez plusieurs lignes au-dessus de l'emplacement dans lequel vous souhaitez placer de nouvelles lignes. Sélectionnez simplement le même nombre de lignes que vous souhaitez insérer ci-dessous.
Étape 8. Insérez des colonnes
Commencez par cliquer sur une lettre de colonne (cela sélectionnera la colonne entière). Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez que votre nouvelle colonne aille à gauche. Faites un clic droit (Ctrl+clic sur Mac) et sélectionnez "Insérer" dans le menu qui apparaît.
- Cette fonction est également disponible depuis l'onglet "Accueil" en sélectionnant "Insérer" dans les "Cellules" puis "Insérer des lignes de feuille".
- L'insertion de plusieurs colonnes nécessite que vous sélectionniez plusieurs colonnes à droite de l'emplacement dans lequel vous souhaitez placer de nouvelles colonnes. Sélectionnez simplement le même nombre de colonnes que vous souhaitez insérer à gauche.
Partie 2 sur 3: Modification des données
Étape 1. Copiez une ou plusieurs cellules
Après avoir sélectionné la ou les cellules que vous souhaitez copier, faites un clic droit et sélectionnez "Copier" dans le menu qui apparaît. Appuyez alternativement sur Ctrl+C (ou ⌘ Commande+C pour les utilisateurs Mac). Cela ajoutera les données sélectionnées à votre presse-papiers.
Étape 2. Coupez une ou plusieurs cellules
Après avoir sélectionné la ou les cellules que vous souhaitez couper, faites un clic droit et sélectionnez "Couper" dans le menu qui apparaît. Appuyez alternativement sur Ctrl+X (ou ⌘ Commande+X pour les utilisateurs Mac). Cela ajoutera les données sélectionnées à votre presse-papiers.
Étape 3. Collez une ou plusieurs cellules
Après avoir sélectionné la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez coller vos données, faites un clic droit et sélectionnez "Coller" dans le menu qui apparaît. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+V (ou ⌘ Commande+V pour les utilisateurs Mac). Cela collera le contenu des cellules copiées ou coupées.
Si votre cellule contient une formule, "Coller" collera la formule non calculée valeur de la formule. Pour "Coller" les valeurs des cellules, utilisez "Collage spécial"
Étape 4. Collez les valeurs des cellules au lieu des formules
Commencez par sélectionner "Modifier" dans l'onglet "Accueil" et cliquez sur "Collage spécial". Sélectionnez "Valeurs" dans la liste des attributs à coller.
Selon votre version d'Excel, d'autres options dans le "Collage spécial" peuvent inclure "Commentaires" (commentaires de texte qui peuvent être ajoutés à des cellules individuelles), "Formats" (toutes les sélections de formatage de texte) ou "Tous" pour tout coller à une fois que
Étape 5. Supprimez le contenu de la cellule
Sélectionnez simplement la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez supprimer du texte et appuyez sur Suppr ou faites un clic droit et sélectionnez "Supprimer" dans le menu qui apparaît.
Étape 6. Déplacez des cellules, des lignes ou des colonnes
Mettez en surbrillance les cellules que vous avez choisies et activez le "déplacer le pointeur" (apparaissant sous la forme de quatre flèches directionnelles pour les utilisateurs de Windows ou sous la forme d'une icône de main pour les utilisateurs de Mac). Faites glisser vers votre emplacement préféré pour remplacer toutes les données existantes par les cellules que vous avez décidé de déplacer
Étape 7. Utilisez une formule
Excel utilise des « formules » pour effectuer des calculs dans une cellule et peut référencer d'autres cellules dans le cadre de ce calcul. Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez saisir la formule, puis commencez par taper "=". Tapez maintenant une formule mathématique et cliquez sur "Entrée". Excel affichera les résultats (pas la formule elle-même).
Vous pouvez également en savoir plus sur Comment taper des formules dans Microsoft Excel
Étape 8. Valeurs de référence d'autres cellules
Les formules peuvent référencer d'autres cellules et leurs valeurs. Lors de la saisie d'une formule, cliquez simplement sur une seule cellule ou une plage de cellules et Excel remplira automatiquement le nom de la cellule (par exemple, B2, D5) dans votre formule. Maintenant, votre formule fait référence à cette cellule spécifique et en tirera une valeur en continu. Si la valeur dans la cellule référencée change, les résultats de votre formule le seront également.
Vous pouvez également référencer des valeurs d'autres feuilles de calcul. Commencez par sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez référencer une valeur, tapez un "=" dans la barre de formule, puis tapez la formule souhaitée immédiatement après le "=". souhaitez référencer, puis sélectionnez la plage de données souhaitée que vous souhaitez saisir dans la formule
Étape 9. Suivez vos modifications
Vous pouvez suivre les modifications en sélectionnant "Outils" dans la barre de menu, puis en cliquant sur "Suivre les modifications". Enfin, sélectionnez "Sélectionner les modifications".
Si cette option n'est pas disponible, vous êtes dans un format en lecture seule. Sous "Suivre les modifications", cochez l'option "Suivre les modifications lors de l'édition. Cela partage également votre classeur". Une fois cette option sélectionnée, vous pouvez apporter des modifications et afficher ces modifications en sélectionnant à nouveau cette option et en cochant la case à côté de "Surligner les modifications"
Étape 10. Ajoutez des commentaires
Cela peut être un moyen utile de discuter des modifications apportées sur une feuille de calcul Excel. Commencez par sélectionner la ou les cellules sur lesquelles vous souhaitez commenter. Sélectionnez ensuite "Insérer" dans la barre de menu et cliquez sur "Insérer un commentaire" dans le menu qui apparaît. Une zone de texte apparaîtra à l'endroit souhaité et vous permettra de laisser un commentaire.
Étape 11. Enregistrez vos modifications
Sélectionnez "Fichier" dans la barre de menu et cliquez sur "Enregistrer". Sélectionnez ensuite le bouton de la liste déroulante "Enregistrer dans" et choisissez votre dossier préféré. Si vous essayez de quitter Excel avant d'enregistrer vos modifications les plus récentes, une boîte de dialogue apparaîtra et vous demandera si vous souhaitez enregistrer vos modifications. Vous pouvez soit cliquer sur « Enregistrer » ou « Ne pas enregistrer » selon vos préférences.
Partie 3 sur 3: Formatage des données
Étape 1. Affichez le ruban "Format"
Assurez-vous que le ruban "Format" est visible afin que vous puissiez accéder facilement et rapidement à une variété d'options de formatage. Cliquez simplement sur la flèche pointant vers le bas sur le côté droit du ruban "Format" pour le développer. Cela vous permettra d'ajuster le style et la taille de la police tout en rendant le texte en italique, en gras ou souligné. Il vous donne également un accès rapide à plusieurs des fonctions décrites dans les étapes de formatage décrites ci-dessous.
Un clic droit sur une cellule ou un groupe de cellules fait également apparaître des options de mise en forme. Après avoir cliqué avec le bouton droit sur la ou les cellules, sélectionnez « Format des cellules ». Cela vous fournira un certain nombre d'options en ce qui concerne le nombre (style), l'alignement, la police, la bordure, les motifs et la protection
Étape 2. Enveloppez votre texte
Le texte s'enroulera et restera visible dans une cellule plutôt que de s'effacer et de devenir obscurci par la cellule suivante. Commencez par mettre en surbrillance les cellules que vous souhaitez ajuster. Ensuite, sous l'onglet "Accueil", regardez le groupe de boutons "Alignement" et sélectionnez l'option "Envelopper le texte".
Vous pouvez également ajuster votre texte pour qu'il s'adapte aux cellules afin que les colonnes et les lignes ajustent automatiquement leur largeur ou leur hauteur (respectivement) afin de s'adapter au contenu d'une cellule. Sous l'onglet "Accueil", regardez le groupe de boutons "Cellules" et cliquez sur "Format". Dans le menu "Format", sélectionnez "Taille de la cellule" et cliquez sur "Ajuster automatiquement la largeur de la colonne" ou "Ajuster automatiquement la hauteur de la ligne"
Étape 3. Alignez votre texte
Cela entraînera la justification de votre texte à gauche, à droite ou au centre des cellules. Commencez par mettre en surbrillance les cellules que vous souhaitez ajuster. Ensuite, sous l'onglet "Accueil", sélectionnez l'alignement approprié. Vous verrez trois boutons avec des lignes orientées de manière à montrer le côté de la ou des cellules dans lesquelles le texte commencera.
Étape 4. Modifiez le style numérique des données
Vous trouverez plusieurs styles de numérotation de base sur la barre d'outils "Format" elle-même. Sélectionnez simplement la ou les cellules que vous souhaitez formater, puis cliquez sur le style numérique approprié situé dans la barre d'outils. Pour accéder à des styles supplémentaires, cliquez avec le bouton droit sur la ou les cellules sélectionnées, cliquez sur "Formater les cellules", puis sélectionnez l'onglet "Nombre". Vous verrez une variété d'options répertoriées sous "Catégorie".
Étape 5. Changez la couleur de votre texte
Sélectionnez la ou les cellules pour lesquelles vous souhaitez ajuster la couleur du texte. Ensuite, dans la barre d'outils "Format", cliquez sur la flèche pointant vers le bas à côté de "Couleur de la police". C'est l'option qui ressemble à une lettre "A" avec une ligne colorée en dessous. En cliquant sur la flèche, vous affichez un menu avec une variété d'options de couleurs.
Étape 6. Changez votre couleur d'arrière-plan
Sélectionnez la ou les cellules pour lesquelles vous souhaitez ajuster la couleur d'arrière-plan. Ensuite, dans la barre d'outils "Format", cliquez sur la flèche pointant vers le bas à côté de "Couleur de remplissage". C'est l'option qui ressemble à un pot de peinture à lettre avec une ligne colorée en dessous. En cliquant sur la flèche, vous affichez un menu avec une variété d'options de couleurs.
Des astuces
- Appuyez sur Ctrl+⇧ Maj et sur la flèche directionnelle appropriée pour étendre une sélection à la dernière cellule remplie dans la même colonne ou ligne que la cellule d'origine.
- Appuyer sur Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home étend une sélection au tout début de la feuille de calcul.
- Appuyer sur Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn étend une sélection à la feuille actuelle et à la feuille suivante qui la suit.
- Appuyer sur Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp étend une sélection à travers la feuille actuelle et la feuille précédente qui la précède.
- Vous pouvez également ajuster manuellement la largeur des colonnes et la hauteur des cellules. Cliquez simplement sur la ligne séparant deux cellules et maintenez-la enfoncée jusqu'à ce que deux flèches opposées apparaissent. Faites ensuite glisser ces flèches dans la direction préférée afin de réduire ou d'agrandir une ligne ou une colonne.
- Vous pouvez également créer une mise en forme conditionnelle pour des cellules spécifiques (ou des catégories de cellules). Sous l'onglet "Accueil", choisissez "Mise en forme conditionnelle" dans le groupe de boutons "Styles".
