Access est un gestionnaire de bases de données relationnelles qui vous permet d'importer une ou plusieurs bases de données Excel dans son système afin que vous puissiez faire correspondre des champs communs entre ou parmi eux. Étant donné qu'un seul fichier Access peut contenir plusieurs feuilles de calcul Excel, le programme est également un excellent moyen d'agréger ou d'analyser de grandes quantités d'informations. Cependant, vous devez d'abord importer la feuille de calcul Excel dans Access. Cela ne nécessite que quelques étapes clés.
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Partie 1 sur 3: Préparation à l'importation d'Excel dans Access
Étape 1. Ouvrez les deux programmes sur votre ordinateur
Vous devrez acheter et télécharger un package Microsoft Office comprenant à la fois Excel et Access. Vous pouvez le faire en ligne via le site Microsoft.
- Une fois les programmes téléchargés, cliquez sur "Démarrer" dans Windows et sélectionnez "Tous les programmes".
- Cliquez sur « Microsoft Office », puis sélectionnez « Accès » (ou « Excel ») dans le menu déroulant. Vous avez peut-être déjà créé une feuille de calcul Excel que quelqu'un d'autre vous a envoyée ou que vous avez téléchargée ailleurs. Avoir Office sur votre ordinateur vous permet de l'ouvrir.
Étape 2. Nettoyez votre feuille de calcul Excel avant de l'importer dans Access
Cela facilitera la tâche si vous effectuez quelques étapes simples avant d'importer la feuille de calcul Excel dans Access. La clé est que vos données doivent être cohérentes entre les feuilles de calcul importées.
- C'est une bonne idée de vous assurer que la première ligne de la feuille de calcul Excel contient vos en-têtes de colonnes (ou noms de champs), et qu'ils sont très clairs et faciles à comprendre. Par exemple, pour une colonne contenant les noms de famille des personnes, vous pouvez appeler l'en-tête de colonne/le nom de champ « nom de famille ». Soyez clair et précis car cela facilitera la tâche lorsque vous essayez de faire correspondre les en-têtes de colonne d'une feuille Excel avec une autre.
- Access vous permet de lier des champs communs entre deux ou parmi plusieurs feuilles de calcul. Disons que vous avez une feuille Excel qui contient des informations sur la paie. Il comprend les noms, prénoms, adresses et salaires des personnes. Supposons, à des fins d'argumentation, que vous souhaitiez faire correspondre cette feuille dans Access à une deuxième feuille Excel contenant des informations sur les contributions au financement de la campagne. Cette deuxième feuille contient les noms, adresses et dons des personnes. Access vous permet de faire correspondre différents en-têtes de colonne les uns avec les autres. Vous pouvez lier les en-têtes de nom pour voir quelles personnes du même nom apparaissent dans les deux bases de données, par exemple.
- Scannez les feuilles Excel pour vous assurer que chaque type de données est traité de la même manière et nettoyez-le avant de l'importer dans Access. Ce doit être ce que Access appelle « relationnel ». Par exemple, si la feuille de calcul hypothétique pour la paie contenait le prénom, le nom et l'initiale du deuxième prénom dans une colonne, mais que la deuxième feuille de calcul ne contenait que le prénom et le nom dans des colonnes séparées, Access enregistrera cela comme aucune correspondance. Il doit y avoir des en-têtes/champs de colonnes correspondants.
Étape 3. Divisez les informations dans une colonne dans Excel
Pour résoudre ce problème, vous souhaiterez peut-être diviser les informations dans une colonne dans Excel, afin qu'elles ne s'enregistrent pas par erreur comme "pas de correspondance" dans Access.
- Par exemple, vous pouvez diviser le prénom dans sa propre colonne, l'initiale du milieu dans sa propre colonne et le nom de famille dans sa propre colonne. Si cela a déjà été fait de la même manière dans la deuxième feuille de calcul, lorsque vous liez, par exemple, le nom de famille avec le nom de famille dans Access, cela devrait générer des correspondances lorsque les noms sont identiques.
- Pour fractionner une colonne dans Excel, mettez en surbrillance la colonne contenant les informations que vous souhaitez fractionner. Cliquez sur "données" dans la barre d'outils du programme Excel. Cliquez sur "texte en colonnes". Généralement, vous choisirez l'option "délimité". Cliquez sur Suivant.
Étape 4. Continuez à utiliser l'assistant pour diviser les colonnes fusionnées
Vous êtes maintenant prêt à terminer le processus de division des informations fusionnées d'une colonne en plusieurs colonnes.
- Choisissez comment les données dans la colonne sont "délimitées". Cela signifie que chaque information de la colonne est séparée par quelque chose. Les choix les plus courants incluent un espace, une virgule ou un point-virgule. Souvent, les informations sont simplement séparées par un espace. Comme dans l'exemple suivant: disons que le nom "John A. Doe" apparaît dans une seule colonne. Le prénom John est séparé de l'initiale du milieu A par un espace. Le nom de famille Doe est séparé de l'initiale du milieu A par un espace. Choisissez donc l'espace dans l'assistant délimité.
- Cliquez sur Suivant. Cliquez sur Terminer. Le programme doit diviser John, A. et Doe en trois colonnes. Vous pouvez alors donner aux nouvelles colonnes de nouveaux noms d'en-tête pour indiquer le type d'informations qu'elles contiennent (nom, prénom, etc.). C'est une bonne idée de créer plusieurs colonnes vides à droite des données que vous divisez avant de le faire, car cela poussera les données dans les nouvelles colonnes vides (au lieu des colonnes qui contiennent déjà des informations).
Partie 2 sur 3: Importation d'Excel dans Access
Étape 1. Ouvrez le programme Access sur votre ordinateur
Allez dans le menu Démarrer, choisissez Microsoft Office et cliquez sur Microsoft Access. Vous devez ouvrir une nouvelle base de données Access vierge pour y importer la feuille Excel.
- Choisissez "base de données de bureau vierge" pour créer une nouvelle base de données dans le programme Access.
- Donnez-lui un nouveau nom si vous le souhaitez. Cliquez sur "créer".
Étape 2. Importez une feuille de calcul Excel dans Access
L'étape suivante consiste à extraire la feuille de calcul Excel (ou plusieurs) dans la base de données Access.
- Cliquez sur "Données externes" dans la barre d'outils une fois que vous êtes dans le gestionnaire de base de données Access. Choisissez "Excel". Dans certaines versions d'Access, vous trouverez cette fonction en cliquant sur "Fichier" dans la barre d'outils et "Obtenir des données externes".
- Là où il est écrit "nom de fichier", cliquez sur "parcourir". Cela vous permettra de retrouver votre feuille Excel sur votre ordinateur.
- Laissez la case cochée indiquant « importer les données source dans une nouvelle table de la base de données actuelle ». Il sera coché par défaut.
- Lorsque vous trouvez la feuille de calcul Excel que vous souhaitez importer sur votre ordinateur, cliquez dessus. Cliquez sur OK." Cela vous mènera à l'assistant d'importation d'Excel dans Access.
Partie 3 sur 3: Utilisation de l'assistant pour terminer le processus d'importation
Étape 1. Suivez les étapes de l'assistant qui apparaît dans Access
Pour terminer le processus d'importation de votre feuille de calcul, vous devez suivre les étapes de l'assistant.
- Choisissez la feuille de calcul dans la feuille de calcul Excel que vous souhaitez importer. Parfois, c'est simple car la feuille de calcul Excel n'est qu'une seule feuille. Cependant, parfois, les gens créent plusieurs pages dans une seule feuille de calcul Excel, que vous pouvez voir en cliquant sur les onglets en bas de la feuille de calcul. Si tel est le cas, vous devez indiquer à l'assistant Access quelle feuille de calcul vous choisissez. Cliquez sur Suivant.
- La page suivante comporte une case demandant si la première ligne de la feuille Excel comporte des en-têtes de colonne. Il s'agit de la ligne d'une feuille de calcul qui identifie les données de chaque colonne (comme le nom de famille, l'adresse, le salaire, etc.). C'est une bonne idée si vous nettoyez d'abord votre feuille Excel pour vous assurer que la première ligne a des en-têtes de colonne clairement définis. Ensuite, vérifiez simplement que la première ligne contient des en-têtes de colonne. C'est l'approche la plus simple. Cliquez sur Suivant.
- Si votre première ligne ne contient pas d'en-têtes de colonnes, la page suivante vous demande si vous souhaitez renommer ce que l'on appelle des "champs" dans Access (ce sont des en-têtes de colonnes). Si vous n'avez pas déjà nommé chaque champ de manière claire et facile à reconnaître avant de l'importer (recommandé), vous pouvez le faire ici.
Étape 2. Terminez le processus d'importation
Il ne reste que quelques étapes dans le processus d'importation. La page suivante de l'assistant vous demandera si vous souhaitez identifier une clé primaire.
- Vous n'êtes pas obligé de le faire, mais vous le pouvez. Une clé primaire signifie que le programme informatique attribuera à chaque ligne d'informations un numéro unique. Cela peut être utile plus tard lors du tri des données. Cliquez sur Suivant.
- L'écran final de l'assistant a un espace fournissant un nom par défaut. Vous pouvez modifier le nom de la feuille Excel que vous importez (elle deviendra un "tableau" dans Access sur le côté gauche de la page lorsque vous aurez fini de l'importer).
- Cliquez sur "importer". Cliquez sur "fermer". Vous verrez votre tableau sur le côté gauche de l'écran. Il est maintenant importé dans Access.
- Si vous souhaitez lier plusieurs ensembles de données, répétez ce processus avec une ou plusieurs feuilles de calcul Excel. Vous êtes maintenant prêt à faire correspondre les données des feuilles dans Access.
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Mises en garde
- Si le fichier Excel provient d'une version d'Office différente de celle d'Access, vous risquez de rencontrer des difficultés pour importer des fichiers en douceur.
- On ne le soulignera jamais assez: vous devez nettoyer votre feuille de calcul Excel avant de l'importer. Cela signifie en partie analyser les données dont vous disposez pour les problèmes.
- Conservez toujours une copie de vos feuilles de calcul originales, donc si vous les gâchez, vous pouvez répéter le processus.
- Vous ne pouvez pas importer plus de 255 champs dans Access.
